Thịnh Văn Hạnh Ngày nay, việc sử dụng thư điện tử ngày càng thông dụng. Hầu hết, mỗi cá nhân đều sở hữu email riêng. Tuy nhiên, để tăng sự chuyên nghiệp cũng như tăng độ bảo mật cho email thì bạn nên có chữ ký riêng. Bài viết này, BKNS sẽ giới thiệu đến bạn về Zimbra Email là gì và hướng dẫn thêm chữ ký trên Zimbra. Mời bạn cùng đón đọc.
Tóm Tắt Bài Viết
Zimbra Email là gì?
Nhiều người vẫn còn xa lạ với cái tên Zimbra Email. Tuy nhiên đây lại là một công cụ đắc lực của nhiều doanh nghiệp.
Zimbra là bộ phần mềm bao gồm máy chủ email và máy khách website. Nó còn có tên gọi khác là Zimbra Collaboration Suite. Đây là một trong những ứng dụng nguồn mở miễn phí nổi tiếng về tính năng, độ định và bảo mật cao. Zimbra Mail là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp triển khai môi trường làm việc nhóm, quản lý và chia sẻ công việc một cách hệ thống. Do đó, nó thường được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
Hiện nay Zimbra có 500 triệu người dùng cuối tại hơn 130 quốc gia. Có thể nói đây là giải pháp Email hoàn hảo cho doanh nghiệp với những tính năng tuyệt vời.
Các tính năng của Zimbra Email
Zimbra có rất nhiều tính năng nổi bật, cụ thể:
- Thư điện tử: Hệ thống thư điện tử hoàn thiện gồm có Mail Server (SMTP, POP3, IMAP, Antivirus… với đầy đủ các tính năng như tự động trả lời, chuyển tiếp…) và Mail Client (Zimbra Desktop và Zimbra Web Client).
- Lịch công tác (Calendar): Bao gồm lịch cá nhân và lịch nhóm với nhiều tính năng như tạo cuộc hẹn, trình nhắc Email tự động…
- Danh bạ (Contacts): Quản lý sổ địa chỉ, thông tin cá nhân, nhóm…
- Danh mục công việc (Tasks): Lên danh sách công việc, quản lý và giúp theo dõi tiến độ, độ ưu tiên và khối lượng hoàn thành của cá nhân hoặc nhóm.
- Tài liệu (Documents): Soạn thảo tài liệu dưới dạng Wiki của cá nhân hoặc tập thể và hỗ trợ người dùng in trực tiếp văn bản vừa soạn hoặc gửi qua Email.
- Cặp tài liệu dùng chung (Briefcase): công cụ lưu trữ tài liệu, tập tin dùng riêng hoặc chia sẻ dùng chung với nhóm hoặc cá nhân khác.
- Chat: Liên lạc nội bộ trong mạng LAN hoặc trên Internet.
- Preferences: Chỉnh sửa nâng cao dành cho Zimbra bao gồm thay đổi Theme, ngôn ngữ, phím tắt, điều chỉnh hiển thị Email, quy định chữ ký, thiết lập bộ lọc Email…
- Zimbra có chức năng hỗ trợ làm việc với các thiết bị di động thông minh như iPhone, Samsung…
Chữ ký email là gì?
Chữ ký email (Email Signature) là thông tin được xuất hiện cuối cùng trong phần nội dung email.
Chữ ký email có hai nhiệm vụ chính đó là:
- Thu hút sự chú ý của người nhận
- Truyền tải thông tin đến người nhận
Để có một chữ ký email tốt bạn không nên tạo chữ ký email của mình quá dài hoặc bao gồm tất cả các thông tin. Dưới đây là một số nội dung cần thiết dành cho chữ ký email của bạn:
- Thông tin của người gửi bao gồm: họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp.
- Tên đơn vị đang công tác.
- Đầy đủ các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
- Thông tin link mạng xã hội: để người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn bạn nên kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
- Hình ảnh: bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Nhằm tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh
- Có thể bổ sung thêm slogan hoặc chữ ký cá nhân.
Vì sao cần chữ ký email
Chữ ký email vô cùng quan trọng. Đây là những lý do khiến bạn nên có chữ ký email riêng:
- Cung cấp thông tin rõ ràng cho người nhận cùng với những thông tin quan trọng giúp họ nhận dạng được công ty của bạn hay cá nhân bạn.
- Tạo chữ ký trong email giúp người nhận thuận tiện cho việc liên lạc.
- Trong công ty, tất cả nhân viên sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký gmail chung nhằm khẳng định được thương hiệu cho doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
- Tăng sự chuyên nghiệp và uy tín của bạn. Đồng thời đây là dấu ấn cá nhân.
Hướng dẫn thêm chữ ký trên Zimbra
Ngay cả khi sử dụng email doanh nghiệp, bạn cũng cần sở hữu chữ ký riêng. Sau đây BKNS sẽ hướng dẫn bạn thêm chữ ký trên Zimbra Email vô cùng đơn giản:
Bước 1: Để cài đặt, chúng ta vào tùy chọn
Bước 2: Tiếp tục chọn mục chữ ký. Tại đây bạn nhập tên và nhập chữ ký nhé.
Bước 3: Sau đó thực hiện chọn chữ kỹ này làm chữ ký chính và lưu lại.
Bước 4: Cuối cùng bạn có thể sử dụng chữ ký như thường rồi!
Tổng kết
Zimbra Email là phần mềm quản trị email mà doanh nghiệp nào cũng cần có. Bên cạnh đó, khi sử dụng email, bạn nên sở hữu chữ ký riêng cho email của mình. Bài viết trên, BKNS đã chỉ ra Zimbra Email là gì cũng như hướng dẫn bạn tạo chữ ký email riêng trên Zimbra. Hy vọng bài viết có ích với bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì, để lại comment phía dưới để được giải đáp. BKNS còn cung cấp một số giải pháp mạng khác như: tên miền, hosting, chứng chỉ SSL, VPS, máy chủ và thiết kế web. Bạn hoàn toàn có thể tin tưởng và lựa chọn dịch vụ của BKNS cho doanh nghiệp của mình để tăng tính cạnh tranh cũng như đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.63.68.09 hoặc “kinhdoanh@bkns.vn” để được tư vấn. Thường xuyên truy cập website bkns.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ công nghệ thông tin và giải pháp mạng nhé!
Có thể bạn muốn đọc:
Theo dõi trên
Hướng dẫn chuyển tên miền về BKNS
