Tính năng của Email Google? Cài đặt email server khó không?

Việc doanh nghiệp sở hữu hệ thống email server riêng có rất nhiều lợi ích. Vậy có thể tự cài đặt email server hay không? Cài đặt email server như nào? Tất cả sẽ có trong bài viết này của BKNS. Mời bạn cùng đón đọc.

Email server Google là dịch vụ gì?

Email server hay mail server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng với mục đích gửi và nhận email. Email Server thường được cấu hình theo tên miền của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có dịch vụ email server google. Mail Server Google là email lưu trữ dữ liệu tại hệ thống server Google và sử dụng mọi tính năng Google hỗ trợ kèm theo.  

Các tính năng nổi trội của Email Server Google 

Như các bạn đã biết, mail là một trong số những công cụ hữu hiệu được đa số các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng để trao đổi thông tin. Vậy, các ưu điểm nổi trội của mail server là gì khiến họ yêu thích đến vậy, cùng chúng tôi lý giải nhé!

Địa chỉ email tùy chỉnh theo miền của doanh nghiệp

Tạo địa chỉ email doanh nghiệp dưới dạng: ten_ban@ten_mien.com và duyệt mail hoàn toàn trên giao diện Gmail cao cấp dành cho doanh nghiệp.

Dễ dàng làm việc ở mọi nơi

Việc quản lý mail server theo tên miền riêng cho doanh nghiệp khiến bạn có thể dễ dàng xử lý công việc mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị. Với ứng dụng này, bạn sẽ check mail, soạn thảo văn bản, xử lý tài liệu ngay cả khi bạn đang đi du lịch cũng có thể xử lý công việc bất cứ khi nào.

Email server Google theo tên miền giúp cho việc trao đổi thông tin của bạn đến khách hàng trở nên uy tín hơn đồng thời giúp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp hiệu quả.

Tốc độ truy cập nhanh

Có ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động và webmail, mail Server Google theo tên miền riêng khiến cho việc gửi email, soạn thảo văn bản của bạn sẽ dễ dàng thực hiện mà không lo sự cố về mạng. Tốc độ truy cập nhanh là điều mà các doanh nghiệp quan tâm đầu tiên khi đăng ký dịch vụ này.

Độ bảo mật thông tin cao

Mail Server Google theo tên miền còn đảm bảo được thông tin cao hơn so với các email cá nhân thông thường. Ngoài việc nhập mật khẩu trên webmail, Google sẽ gửi qua điện thoại cá nhân của người dùng mã xác thực trước khi đăng nhập được vào mail.

Duyệt mail trên mọi thiết bị

Mail server Google cho phép người dùng sử dụng mail trên mọi thiết bị từ máy tính đến máy tính bảng và điện thoại thông minh, giúp bạn cập nhật thông tin nhanh nhất và từ bất cứ nơi nào.

Dung lượng mặc định mỗi email là 15 Gb cho mỗi người dùng.

Các ứng dụng kèm theo

Có email quản trị Admin

Drive: Lưu trữ đám mây với Google Drive. 15GB dung lượng. Lưu và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên Drive, dễ dàng chia sẽ với đồng nghiệp. Mức độ an toàn và bảo mật, tăng dung lượng dễ dàng với chi phí thấp.

Documents: Tạo, lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ file dữ liệu trực tuyến trong thời gian thực. Hỗ trợ tương thích với định dạng Microsoft Office.

Bảng tính: Xem, tạo, chỉnh sửa bảng tính dễ dàng giống như Microsoft Excell. Tương thích với bảng tính Microsoft Excel quen thuộc.

Đây là điều mà các doanh nghiệp quan tâm nhất. Đó là tài khoản quản trị Admin của gói email có chức năng quản lý email nhân viên: tạo tài khoản, sửa email, tạm ngừng tài khoản, tạo nhóm,…

Chi phí thấp

Khi đăng ký, bạn chỉ trả phí 1 lần và sử dụng vĩnh viễn và được toàn quyền tạo mail server trên Google và quản trị vĩnh viễn mà không cần thuê thêm bất cứ dịch vụ nào khác.

Dịch vụ Mail Server của Google là giải pháp tốt giúp doanh nghiệp của bạn làm việc với năng suất cao hơn và dễ dàng quản lý email nhân viên trong doanh nghiệp. Bao gồm bộ ứng dụng cốt lõi kèm theo là Gmail, Drive, Docs và nhiều hơn nữa được thiết kế dành riêng cho công ty với độ an toàn và bảo mật cấp quốc tế.

Dịch vụ email doanh nghiệp gmail là một trong những nhóm dịch vụ đang được quan tâm đẩy mạnh bên cạnh các dịch vụ truyền thống thư thiết kế website, quảng cáo Google, dịch vụ SEO.

Lợi ích lớn nhất của việc tự cài đặt email server 

Nếu khi mà xảy ra sự cố, các bạn có thể điều tra và khắc phục được sự cố. Thay vì phải gọi nhà cung cấp dịch vụ mail server của một bên thứ ba.

Mail server mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên là một doanh nghiệp nhỏ mới thành lập thì bạn có thể tạo email tên miền riêng miễn phí với yandex để trải nghiệm những dịch vụ của mail server.

Vì vậy, nên khi ai đó tại công ty của bạn nói rằng email của bạn bị mất hoặc Outlook đột ngột bị ngừng làm việc trong khi họ không thay đổi bất kỳ một điều gì. Bạn sẽ có thể xem được điều gì đã xảy ra ngay lập tức và thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết.

Hạn chế của việc cài đặt email server riêng biệt

Việc không thuê mail server từ một.bên thứ ba cung cấp là đồng nghĩa với việc.không chấp nhận một số lợi ích đáng kể từ việc hợp tác với một công ty.có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cài đặt,.quản lý mail server.

Việc cài đặt mail server và quản lý mail server.(lọc thư rác, đảm bảo cho hệ thống làm việc mượt mà,..).đều là những thách thức đáng gờm:

• Cấu hình phức tạp
• Tốn đi chi phí thuê chuyên gia về quản lý mai server
• Phải khắc phục sự cố khó khăn
• Downtime có thể dẫn đến mất đi mail.
• Những việc chặn và lọc spam hoặc virus cần được điều chỉnh đúng cách

Vấn đề lớn nhất của việc quản trị mail.server là: việc duy trì, nâng cấp, khắc phục những sự cố.mail server,.. Tất cả đều thuộc trách nhiệm của bạn chứ.không phải là một công ty dịch vụ mail server thứ ba.

Sử dụng dịch vụ mail server do một bên thứ 3 cung cấp

Nếu mà việc quản lý mail server quá khó khăn,.bạn hãy nên xem xét sử dụng dịch vụ cho thuê.mail server của một bên thứ ba. Đối với một khoản phí hàng tháng hoặc.là hàng năm, các dịch vụ này được cung cấp các.mail server đã được quản lý và chăm.sóc tất cả các tác vụ như lưu trữ,.bảo trì và khắc phục sự cố.

Bạn sẽ không còn kiểm soát được nhiều khi có điều gì đó mà không ổn xảy ra, nhưng bạn cũng không cần phải lo lắng về những sai lầm của việc chạy riêng cho mình một mail server.

Nếu bạn quyết định thuê một mail server, bạn vẫn cần phải biết thiết lập DNS cho mail của bạn và sử dụng các cài đặt được cung cấp bởi dịch vụ cho thuê mail server của một bên thứ ba.

Cách để cài đặt email server mà không cần đến dịch vụ mail server

Việc setup một mail server không quá khó khăn, các bạn chỉ cần lưu ý và nắm rõ được bản chất của một số điểm trong việc hoạt động của mail server.

Khi vào khu quản trị (adminitration area) bạn chọn Mail server (dưới mục Settings). Hoàn thành và lưu lại như form dưới.

Trong đó:

• Hostname: là tên(name) host của mail server
• Port: là cổng của mail server (nếu mà không có gì đặc biệt thì port 25 được sử dụng)
• Username: là tên người dùng sử dụng để kết nối đến mail server
• Password: là mật khẩu được sử dụng để kết nối mail server
• Protocol: bạn có thể sử dụng SMTP hay SMTPS khi kết nối tới mail server
• Use SSL/TLS if available (Sử dụng SSL / TLS nếu có).

Nếu SMTP server hỗ trợ phần mở rộng là STARTTLS, mã này sẽ được sử dụng để mã hóa thư(mail) bằng SSL / TLS nếu không thì sẽ sử dụng văn bản thuần túy. Máy chủ(server) SMTPS luôn hỗ trợ SSL / TLS.

Luôn sử dụng SSL / TLS (Always use SSL / TLS)

Nếu mà SMTP server không hỗ trợ STARTTLS mở rộng, thư(mail) sẽ không được gửi đi. Máy chủ(server) SMTPS luôn hỗ trợ SSL / TLS.

Email từ

Chỉ định tiêu đề của email thông báo (ví dụ: demo@mailviet.vn).

Đã gửi email kiểm tra

Nhập địa chỉ email để gửi đi một email kiểm tra để kiểm tra xem mail server (máy chủ thư) có được cấu hình chính xác hay là không.

Kết luận

Bài viết này mình muốn nêu ra cách chọn lựa dùng mail server và dùng những hình ảnh trực quan về việc cài đặt mail server và quản lý mail server. Từ đó mong muốn giúp được cho các bạn cách chọn mua email doanh nghiệp đúng theo nhu cầu của mình nhất. Có thể là tự cài đặt email server nếu bạn muốn. 

Bên cạnh đó, BKNS còn cung cấp các dịch vụ giải pháp mạng như: tên miền, máy chủ, VPS, SSL và thiết kế website. Nếu bạn có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.63.68.09 hoặc “kinhdoanh@bkns.vn” để được tư vấn.  Thường xuyên truy cập website bkns.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ công nghệ thông tin và giải pháp mạng nhé!