Dịch vụ email

1. Email là gì?

Email là một trong những phương thức trao đổi thông tin trên Internet phổ biến nhất hiện nay. Ngoài việc dùng để liên lạc và trao đổi thông tin, Email còn đóng vai trò rất quan trọng trong Marketing và truyền thông nội bộ của một doanh nghiệp. Trong bài viết này, BKNS sẽ cung cấp thông tin một cách đầy đủ nhất về Email và các loại Email theo tên miền phổ biến như: Email Hosting, Email Server, Email Relay. Cùng khám phá ngay nhé!

2. Email Hosting 

Email Hosting là 1 dịch vụ thư điện tử chạy trên máy chủ riêng biệt mà tính bảo mật cao. Ngoài ra, dịch vụ lưu trữ email trên nhiều máy chủ trên toàn cầu, giúp đảm bảo tính sẵn sàng và độ tin cậy của dịch vụ email hosting cho phép bạn điều chỉnh số lượng tài khoản và cấu hình. Thông thường các doanh nghiệp và tổ chức sẽ sử dụng dịch vụ này để tăng tỉ lệ gửi email thành công và độ tin cậy.

2.1 Những lý do nên chọn Email Hosting

Công cụ quản lý IP dễ dàng: Tích hợp tính năng quản lý IP trên iPanel, điều này có thể tùy biến, thay đổi IP dễ dàng cho các website của mình. Cho phép webmaster kiểm soát địa chỉ IP của các trang web, quản lý tên miền và chuyển hướng các trang web đến các địa chỉ URL mới nếu cần thiết.

Tùy chỉnh email: Cloud Email hosting cho phép bạn tùy chỉnh email của mình với các chữ ký, logo và các thiết kế khác để tạo nên một định dạng email chuyên nghiệp.

Đa dạng địa chỉ IP: Cung cấp giải pháp SEO Hosting có thể tạo nhiều Website vệ tinh với những IP khác nhau trên cùng một gói Hosting, với nhiều địa chỉ IP khác dải(lớp) C giúp website nhanh chóng đạt thứ hạng và dễ dàng cho việc quản lí 1 hệ thống website.

Khả năng lưu trữ lớn: Cloud Email hosting cho phép bạn lưu trữ hàng nghìn email trên máy chủ của bạn, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý email của mình.

BKNS luôn hỗ trợ 24/7: Trong quá trình sử dụng, bất kể khi nào gặp vấn đề với dịch vụ tại BKNS, chúng tôi sẽ luôn cố gắng khắc phục vấn đề cho khách hàng WordPress một cách tận tình và nhanh chóng nhất, đảm bảo sự hài lòng và tiến độ của trang Website.

2.2 Email Hosting giúp gì cho bạn?

Một số lợi ích của Email Hosting bao gồm:

Tạo địa chỉ email chuyên nghiệp: Tạo địa chỉ Email tên miền riêng, giúp tăng tính chuyên nghiệp cũng như độ uy tin cho công ty.

Quản lý email dễ dàng: Đảm bảo tính bảo mật thông tin cao và quản lý kiếm soát 1 cách dễ dàng.

Tăng khả năng tiếp cận khách hàng điều này giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn khi nhận email từ một tên miền chuyên nghiệp.

Bảo mật thông tin: Email Hosting cung cấp tính năng bảo mật và chống spam, giúp đảm bảo tính bảo mật cho các email của bạn.

Dễ dàng tích hợp với các công cụ khác: Email Hosting thường tích hợp với các công cụ khác như calendar hay contacts, giúp quản lý công việc và thông tin liên lạc dễ dàng hơn.

Bảng giá dịch vụ Email Hosting mới nhất

3. Email Server

Email server hay mail server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng với mục đích gửi và nhận email. Email Server thường được cấu hình theo tên miền của doanh nghiệp.

Về cơ bản, email Server vẫn được tính là một máy chủ vật lý hay Cloud Server (Server điện toán đám mây) được cấu hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử. Nó cũng có đầy đủ các thông số như một Server bình thường như Ram, CPU, Storage,… Bên cạnh đó, nó còn có các thông số khác liên quan đến yếu tố Email như số lượng tài khoản Email, Email fowarder, Mail list,…

3.1 Khi nào cần sử dụng đến Email Server?

Sử dụng Email Server để giảm thiếu tình trạng spam email, email bị vào danh sách backlist. Bên cạnh đó giúp doanh nghiệp rất tốt về việc bảo mật và an toàn hơn. Điều này đã làm cho Mail Server được yêu thích và đánh giá cao hơn so với những máy chủ mail khác.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi có Email tên miền riêng
• Tốc độ và bảo mật cao, bên cạnh đó còn kèm theo nhiều tiện ích.
• Kiểm tra mail mọi nơi: tại văn phòng (thông qua phần mềm duyệt mail) và tại bất kỳ nơi đâu (khi đi công tác), trên tất cả các loại trình duyệt mail (Outlook…)
• Có thể tùy biến các thông số và chức năng cho từng User.
• Ngăn chặn spam và virus cực kỳ hiệu quả.
• Không gian lưu trữ riêng biệt và bảo mật cao nhờ trang bị SSL
• Sử dụng IP riêng giúp email hạn chế việc bị đánh vào black list.
• Hỗ trợ tính năng Fowarder Email để cài đặt Email Offline

  

3.2 Email Server giúp gì cho bạn?

Ngoài những lợi ích của email thì sử dụng mail server còn có lợi ích sau:

• Không có khoảng cách: Nhờ tốc độ xử lý rất cao nên người dùng có thể nhận ngay tức thì dù có khoảng cách giữa quốc gia này với quốc gia khác cũng chỉ nhận ngay tức thì.
• Chi phí rẻ: Hầu như không có chi phí, hoặc chi phí rất rẻ vì chỉ kết nối qua internet  hoặc các dịch vụ mail khác có thể không tốn một chi phí nào.
• Tốc độ cao: Nhờ đường truyền internet thông qua tín hiệu và người nhận được email đó cũng chỉ trong vài giây.
• Tính chuyên nghiệp
• Tính đặc trưng riêng của từng công ty do sử dụng mail với cùng 1 tên miền của website công ty mình.
• Tạo sự tin tưởng cho khách hàng.
• Dễ dàng quản lý, kiểm soát được mail gửi đi và mail nhận về.
• Sao lưu dữ liệu trên mail Server về máy tính thuận tiện
• Quảng bá marketing cho công ty của mình thông qua tên miền của đuôi email.

Bảng giá dịch vụ Email Server mới nhất

4. Email Relay

Email Relay là dịch vụ chuyển tiếp mail. Email Relay còn gọi là SMTP Relay, dịch vụ này cho phép người khác dùng Mail Server của bạn để gửi email (người này có thể không có account mail trong mail server của bạn).

4.1 Khi nào cần sử dụng đến Email Relay?

• Khi mail của bạn bị đánh dấu là Spam Mail (rơi vào blacklist), trong quá trình gửi bạn gặp các sự cố hoặc thông báo bị từ chối gửi mail tới các tổ chức như: Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook… Email Relay sẽ là giải pháp khắc phục cho bạn vấn đề này.
• Thông thường, chúng ta hay relay email từ các mail server thứ nhất đến mail server thứ hai (quá trình này gọi là smart host). Việc làm này có mục đích tránh bị đánh giá là spam mail (thư rác) hay mail sẽ được chuyển bằng một con đường khác để tránh gặp phải sự cố.

4.2 Email Replay giúp gì cho bạn?

• Email Relay giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống thư điện tử của mình ngay tại văn phòng với số lượng người sử dụng không hạn chế.
• Email Relay là dịch vụ hỗ trợ bạn tối ưu trong công tác tự quản lý, lưu trữ các thông tin điện tử. Email Relay cũng là phương tiện tuyệt vời dành cho việc trao đổi thông tin nội bộ.
• Hòm thư điện tử (email) sẽ được gắn kèm tên công ty trong các giao dịch trực tuyến của bạn mang đến cho khách hàng sự chuyên nghiệp và khẳng định uy tín thương hiệu cũng như dấu ấn cá nhân

>>>>Tham khảo thêm: Bảng giá dịch vụ Email Relay tại BKNS

5. Lợi ích khi sử dụng Email nói chung

• Nhận thư nhanh chóng: Email hạn chế được vấn đề về thời gian do khoảng cách địa lý của thư tay thông thường. Trong một khoảng thời gian rất ngắn, người bên kia sẽ nhận được Email qua một thao tác nhấp chuột. Gửi Email, thời gian nhận thư được rút ngắn và trở nên đơn giản hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Email giúp người dùng tiết kiệm chi phí chuyển phát bởi thông tin được truyền đi qua mạng internet.
• Nhận và gửi thư mọi lúc: Người dùng sẽ nhận và gửi thư mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có Laptop hay Smartphone.
• Email chứa được đa dạng thông tin: Bên cạnh văn bản, Email còn có thể đính kèm hình ảnh, tập tin, âm thanh,… với dung lượng lớn

6. Lợi ích khi sử dụng Email trong Marketing

Tiết kiệm chi phí với email marketing: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có quỹ tài chính không lớn, thì Email marketing chính là lựa chọn hàng đầu. Để tạo ra một mail, doanh nghiệp cũng không cần mất quá nhiều chi phí như chụp hình, thuê địa điểm, in ấn,… Chỉ cần một người sáng tạo nội dung và nhân viên thiết kế về đồ họa tốt.

Công cụ tiếp thị tiết kiệm thời gian: Chỉ cần 1 cú click chuột, doanh nghiệp có thể gửi mail tới hàng ngàn khách hàng. Rất tiết kiệm thời gian đúng không nào?

Tăng hiệu quả tiếp thị bằng nội dung cá nhân hóa: Bạn có thể điều chỉnh để tạo nên nội dung mail mang tính cá nhân hóa. Việc cá nhân hóa tới tên người nhận email sẽ tăng hiệu quả tiếp thị. Mọi người có xu hướng hứng thú nhấp vào email có đề tên mình thay vì những nội dung gửi chung chung. Cá nhân hóa làm tăng tỉ lệ nhấp email, thêm cơ hội để tiếp cận tới khách hàng. Tương tác với khách hàng tăng lên.

SEO được cải thiện nhờ email marketing: Khi khách hàng nhấp vào email, nội dung trong đó hướng khách hàng tới website hay các trang đặc biệt của doanh nghiệp. Những người quan tâm sẽ truy cập thông qua lời kêu gọi hành động trong email. Điều này tăng lưu lượng, cải thiện SEO của website. Nhiều người sẽ biết tới sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp hơn.

Tạo dựng và gìn giữ mối quan hệ với khách hàng: Email marketing là một hình thức giao tiếp với khách hàng. Đầu tư nội dung mail, gây hứng thú cho khách hàng cũ cũng như khách hàng tiềm năng, tạo được ấn tượng tốt.

7. So sánh giữa Mail trả phí và Mail miễn phí?

8. Hướng dẫn đăng ký tài khoản email miễn phí

8.1 Đăng ký Email trên Gmail

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn: https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=vi

Bước 2: Chọn mục “Tạo tài khoản Google”

Bước 3: Điền thông tin trong các trường:

• Tên: tên của người dùng
• Họ: họ của người dùng
• Tên người dùng: tên tài khoản Gmail muốn tạo, đảm bảo chưa có người sử dụng
• Mật khẩu: Điền mật khẩu mà bạn muốn. Lưu ý: độ dài mật khẩu Email từ 8 ký tự trở lên gồm cả chữ, số và ký tự đặc biệt
• Xác nhận: điền lại mật khẩu đã nhập trước đó

Bước 4: Ô thông tin mới sẽ xuất hiện nếu thông tin đã điền chính xác và được chấp nhận => chọn “Next”. Nếu thông tin khai báo có vấn đề bạn sẽ phải điền lại.

Bước 5: Để kích hoạt Email bạn phải điền số điện thoại

Bước 6: Chọn “Next”

Bước 7: Nhập mã xác minh trong ô “Enter Verification Code”. Mã Code này được gửi đến điện thoại mà bạn đã điền ở bước 5.

Bước 8: Xác minh bằng cách chọn “Verify”

Bước 9: Điền thông tin

• Ngày
• Tháng
• Năm
• Giới tính

Bước 10: Chọn “Next”

Bước 11: Chọn “Tôi đồng ý” khi được hỏi thêm một số vấn đề và nhấn “Next”

Bước 12: Truy cập tài khoản bằng cách nhấn “Go to Gmail”

8.2 Đăng ký email trên Outlook.com

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn https://outlook.live.com/owa/

Bước 2: Click vào “Create free account”

Bước 3: Chọn tên người dùng và tên miền trong ô hiển thị => Next

Bước 4: Điền mật khẩu => Next

Bước 5: Điền tên người dùng => Next

Bước 6: Điền ngày, tháng, năm sinh, tên quốc gia => Next

Bước 7: Lựa chọn mã quốc gia và nhập số điện thoại => Nhấn “Send Code”

Bước 8: Nhận mã xác thực được gửi về số điện thoại đã nhập ở bước 7, điền mã xác thực => Next

Bước 9: Điền thêm các thông tin yêu cầu như mã xác nhận, giới tính,…

Bước 10: Mở tài khoản email nhấn “Create account”

8.3 Đăng ký Email trên Microsoft Outlook

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng Microsoft Outlook

Bước 2: Vào Tool => Account Settings => Tab email

Bước 3: Chọn New

Bước 4: Tích chọn “Manually configure server setting or additional server types”

Bước 5: Lựa chọn “Internet Email” => Next

Bước 6: Điền thông tin trong các trường:

• Tên giao dịch
• Địa chỉ
• Account Type
• Tên miền (POP3 và SMTP)
• Nhập đầy đủ
• Điền mật khẩu

Bước 7: Nhấn “More setting”

Bước 8: Chọn “Outgoing Server” => đánh dấu vào “My outgoing server requires authentication” => nhấn OK

Bước 9: Ấn Next => Finish

8.4 Đăng ký Email theo tên miền riêng

8.4.1 Lợi ích của việc đăng ký Email theo tên miền riêng

Nếu bạn muốn đăng ký Email theo tên miền riêng của bạn cho chuyên nghiệp và khác biệt thì sao? Dạng như: Tên-Bạn@tenmien.vn,

Ví dụ: kinhdoanh@bkns.vn chẳng hạn?

BKNS giới thiệu đến bạn dịch vụ Email theo tên miền riêng, đăng ký cực nhanh và sử dụng cực kỳ dễ dàng với giá chỉ từ 1.500Đ/Ngày, đăng ký dùng ngay hôm nay!

9. Cách chặn Mail rác

Bước 1: Đăng nhập vào Email.

Bước 2: Sử dụng thanh tìm kiếm để truy cập vào thông tin của người gửi thư rác.

Bước 3: Trên thư gửi đến địa chỉ Mail của bạn (thư muốn chặn) nhấn vào nút mũi tên bên phải và chọn mục “chặn”.

Bước 4: Xác nhận “chặn” khi xuất hiện ô thoại “chặn người này” kèm theo 2 lựa chọn “chặn” và “hủy”.

Trên đây là tổng hợp thông tin về Email. Về cơ bản, mail cũng giống như một bức thư viết tay thông thường. Nhưng khác ở chỗ nó được gửi qua Internet. Người gửi và người nhận phải có địa chỉ riêng khi muốn gửi hay nhận thư, họ có thể dùng ứng dụng internet hay chương trình định sẵn trên máy tính để truy cập và lưu trữ.

Nếu còn điều gì thắc mắc về Email, bạn đừng ngại để lại bình luận bên dưới để BKNS kịp thời giải đáp.

Truy cập website bkns.vn thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất về giải pháp mạng, tên miền, thiết kế website hay dịch vụ lưu trữ website chuyên nghiệp nhé!