Email Là Gì? Tổng Hợp Kiến Thức Từ A-Z Về Email

Email là một trong những phương thức trao đổi thông tin trên Internet phổ biến nhất hiện nay. Ngoài việc dùng để liên lạc và trao đổi thông tin, Email còn đóng vai trò rất quan trọng trong Marketing và truyền thông nội bộ của một doanh nghiệp. Vậy bạn đã hiểu email là gì chưa? Trong bài viết này, BKNS sẽ cung cấp thông tin một cách đầy đủ nhất về Email và các loại Email theo tên miền phổ biến như: Email Hosting, Email Server, Email Relay. Cùng khám phá ngay nhé.

1. Email là gì?

Email là viết tắt của Electronic Mail trong tiếng Anh, dịch ra tiếng Việt là thư điện tử. Email là một hệ thống được tạo ra nhằm mục đích gửi – nhận thư qua mạng Internet.

Việc chuyển và nhận thư giấy theo cách truyền thống rất tốn kém về cả thời gian và tiền bạc. Bạn phải đợi vài ngày có khi vài tuần mới nhận được thư nếu gửi xa, bạn phải trả phí mua tem để sử dụng dịch vụ.

Nhưng với Email – một phương tiện truyền thông tin siêu nhanh, bạn nhận được thư ngay tức thì và thường thì các dịch vụ Email là hoàn toàn miễn phí. Không chỉ vậy, Email không chỉ chứa văn bản đơn thuần, nó còn có thể kèm theo các hình ảnh, âm thanh, video, thậm chí là Email dạng sống động.

Ngoài việc sử dụng Email để gửi hay nhận thư với mọi người, Email còn là một yếu tố bắt buộc khi bạn muốn đăng ký tài khoản mạng xã hội, diễn đàn, tài khoản để chơi game online…

Email chính là hệ thống truyền dữ liệu trực tuyến thông qua mạng internet.

Hiện tại có nhiều dịch vụ cung cấp Email miễn phí như Gmail, Hotmail… Tuy nhiên các dịch vụ này sẽ tồn tại rất nhiều hạn chế, đặc biệt là một số công ty cung cấp dịch vụ bắt buộc người sử dụng phải sở hữu một email công việc. Lúc này chúng ta sẽ phải sử dụng tới các dịch vụ Email trả phí. BKNS là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting với chất lượng rất cao. Sở hữu nền tảng Cloud với các máy chủ Email mạnh mẽ, khách hàng sử dụng dịch vụ Email Hosting hay Email Server sẽ luôn gửi được Email của mình tới các đối tác mà không sợ bị chặn hay mất Email. Hãy đăng ký ngay các gói Email này để nâng tầm thương hiệu cũng như tính chuyên nghiệp trong công việc của mình.

2. Cấu trúc của Email

Ở trên bạn đã hiểu được khái niệm email là gì. Đến phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cấu trúc của email.

Phần 1: Tên hộp thư

Phần tên hộp thư thường được viết liền không dấu, do người dùng đặt ra và đứng trước ký tự @.

Ví dụ: huyenthanhle@gmail.com thì “huyenthanhle” là phần tên hộp thư.

Phần 2: Tên miền

Tên miền thường đứng sau ký hiệu @, nó chính là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử.

Ví dụ: @gmail.com (Đây là dịch vụ mail được cung cấp miễn phí bởi Google)

3. Nội dung Email bao gồm những nội dung gì?

• • Đến – To: Nhập địa chỉ mail người nhận
  • Từ – From: Địa chỉ mail của người gửi
  • Chủ đề – Subject: Mô tả khái quát về nội dung mail
  • CC – Carbon Copy: Gửi mail cho một người mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc)
  • BCC – Blind Carbon Copy: Không bắt buộc
  • Chữ ký (không bắt buộc)

4. Email gồm mấy loại?

4.1 Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi người cụ thể, đuôi của Email cá nhân có dạng tên miền của nhà cung cấp. Các dữ liệu, thông tin chỉ được lưu trong hộp thư cá nhân khi sử dụng Email này. Khi làm việc cùng đối tác hay khách hàng, người ta hạn chế sử dụng Email cá nhân bởi nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.

4.2 Email doanh nghiệp

Tài khoản mail có tên miền của doanh nghiệp được gọi là Email doanh nghiệp. Nó do doanh nghiệp quản lý và được cung cấp cho các nhân viên sử dụng. Khi làm việc với khách hàng hay đối tác nên sử dụng Email doanh nghiệp để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Mức độ bảo mật của mail doanh nghiệp cao hơn so với mail cá nhân và cũng ít bị Spam hơn.

Có 2 loại mail doanh nghiệp phổ biến: Email Hosting và Email Server.

 4.2.1 Email Hosting

Email Hosting là dịch vụ mail hoạt động trên một hệ thống hosting riêng biệt có tên miền riêng. Nếu dành chú ý cho các mail quảng thông báo hay quảng cáo nhận được, bạn sẽ thấy hầu hết chúng đều có địa chỉ tuân theo cấu trúc: tennguoigui@tendoanhnghiep.com. Nếu sau @, tên email có chứa tên miền riêng đã được đăng ký của doanh nghiệp thì nó chính là Email Hosting.

Khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đến mức tối đa khả năng thư điện tử của mình bị đánh dấu là Spam. Đồng thời khiến họ yên tâm và tăng cường tỷ lệ mở, đọc mail.

Những lợi ích của Email Hosting:

• • Email Hosting có tính bảo mật nội dung cao, hạn chế thư spam, blacklist IP và giữ đường truyền mail thông suốt trong quá trình chuyển gửi,…

• • Hạn chế mail rơi vào hộp spam.
  • Email Hosting sử dụng tên miền riêng, trực tiếp nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng với khách hàng.
  • Tên mail có chứa tên miền cũng khiến sự chuyển giao thông tin nội bộ lẫn bên ngoài – với khách hàng, đối tác trở nên chuyên nghiệp hơn, tăng khả năng nhận và mở email.

4.2.2 Email Server

Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử. Bên cạnh tính năng lưu trữ và sắp xếp các mail trên Internet, Email Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại… Không chỉ thao tác với tốc độ nhanh chóng và ổn định, Mail Server còn đảm bảo tính an toàn với khả năng khôi phục dữ liệu cao.

Email Server mang đến cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhiều tính năng:

• • Cho phép người dùng khi gửi mail hay nhận mail có thể thông qua Internet trực tiếp với những tên miền cụ thể của từng tổ chức.
  • Email Server giúp hạn chế tối đa các thư spam hoặc chứa virus.
  • Đảm bảo sự bảo mật thông tin nội bộ một cách chặt chẽ.
  • Có thể thiết lập dung lượng tối đa cho từng người dùng Email Server.
  • Quản lý được toàn bộ nội dung mail của tất cả các thành viên thuộc hệ thống.
  • Thiết lập được chức năng sao lưu dữ liệu tự động. Đảm bảo thông tin cần thiết luôn tồn tại.

>>>>Xem thêm: Bảng giá dịch vụ Email Server mới nhất

4.3 Email Relay

Email Relay là dịch vụ chuyển tiếp mail. Email Relay còn gọi là SMTP Relay, dịch vụ này cho phép người khác dùng Mail Server của bạn để gửi email (người này có thể không có account mail trong mail server của bạn).

• • Khi mail của bạn bị đánh dấu là Spam Mail (rơi vào blacklist), trong quá trình gửi bạn gặp các sự cố hoặc thông báo bị từ chối gửi mail tới các tổ chức như: Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook… Email Relay sẽ là giải pháp khắc phục cho bạn vấn đề này.
  • Thông thường, chúng ta hay relay email từ các mail server thứ nhất đến mail server thứ hai (quá trình này gọi là smart host). Việc làm này có mục đích tránh bị đánh giá là spam mail (thư rác) hay mail sẽ được chuyển bằng một con đường khác để tránh gặp phải sự cố.

Email Replay giúp gì cho bạn?

• • Email Relay giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống thư điện tử của mình ngay tại văn phòng với số lượng người sử dụng không hạn chế.
  • Email Relay là dịch vụ hỗ trợ bạn tối ưu trong công tác tự quản lý, lưu trữ các thông tin điện tử. Email Relay cũng là phương tiện tuyệt vời dành cho việc trao đổi thông tin nội bộ.
  • Hòm thư điện tử (email) sẽ được gắn kèm tên công ty trong các giao dịch trực tuyến của bạn mang đến cho khách hàng sự chuyên nghiệp và khẳng định uy tín thương hiệu cũng như dấu ấn cá nhân.

>>>Tham khảo thêm: Bảng giá dịch vụ Email Relay tại BKNS

5. Lợi ích khi sử dụng Email nói chung

• • Nhận thư nhanh chóng: Email hạn chế được vấn đề về thời gian do khoảng cách địa lý của thư tay thông thường. Trong một khoảng thời gian rất ngắn, người bên kia sẽ nhận được Email qua một thao tác nhấp chuột. Gửi Email, thời gian nhận thư được rút ngắn và trở nên đơn giản hơn.
  • Tiết kiệm chi phí: Email giúp người dùng tiết kiệm chi phí chuyển phát bởi thông tin được truyền đi qua mạng internet.
  • Nhận và gửi thư mọi lúc: Người dùng sẽ nhận và gửi thư mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có Laptop hay Smartphone.
  • Email chứa được đa dạng thông tin: Bên cạnh văn bản, Email còn có thể đính kèm hình ảnh, tập tin, âm thanh,… với dung lượng lớn

6. Lợi ích khi sử dụng Email trong Marketing

Tiết kiệm chi phí với email marketing

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có quỹ tài chính không lớn, thì Email marketing chính là lựa chọn hàng đầu. Để tạo ra một mail, doanh nghiệp cũng không cần mất quá nhiều chi phí như chụp hình, thuê địa điểm, in ấn,… Chỉ cần một người sáng tạo nội dung và nhân viên thiết kế về đồ họa tốt.

Công cụ tiếp thị tiết kiệm thời gian

Chỉ cần 1 cú click chuột, doanh nghiệp có thể gửi mail tới hàng ngàn khách hàng. Rất tiết kiệm thời gian đúng không nào?

Tăng hiệu quả tiếp thị bằng nội dung cá nhân hóa

Bạn có thể điều chỉnh để tạo nên nội dung mail mang tính cá nhân hóa. Việc cá nhân hóa tới tên người nhận email sẽ tăng hiệu quả tiếp thị. Mọi người có xu hướng hứng thú nhấp vào email có đề tên mình thay vì những nội dung gửi chung chung. Cá nhân hóa làm tăng tỉ lệ nhấp email, thêm cơ hội để tiếp cận tới khách hàng. Tương tác với khách hàng tăng lên.

SEO được cải thiện nhờ email marketing

Khi khách hàng nhấp vào email, nội dung trong đó hướng khách hàng tới website hay các trang đặc biệt của doanh nghiệp. Những người quan tâm sẽ truy cập thông qua lời kêu gọi hành động trong email. Điều này tăng lưu lượng, cải thiện SEO của website. Nhiều người sẽ biết tới sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp hơn.

Tạo dựng và gìn giữ mối quan hệ với khách hàng

Email marketing là một hình thức giao tiếp với khách hàng. Đầu tư nội dung mail, gây hứng thú cho khách hàng cũ cũng như khách hàng tiềm năng, tạo được ấn tượng tốt.

7. So sánh giữa Mail trả phí và Mail miễn phí?

Nội dung	Mail miễn phí	Mail trả phí
Chi phí	Miễn phí	Mất phí
Đối tượng sử dụng	Cá nhân	Doanh nghiệp
Quyền riêng tư	Bảo mật cao, mail không bị chèn quảng cáo và truy cập trái phép	Bảo mật thấp, mail bị chèn quảng cáo
Kiểm soát spam	Có khả năng bị rơi vào mục Spam nếu gửi mail quá nhiều cho khách hàng, đối tác	Mail rất ít khi bị rơi vào mục Spam
Thống kê	Không hỗ trợ	Thống kê tỉ lệ mở mail, danh sách Email, Mail Spam,..
Tốc độ gửi	Tốc độ gửi chậm hơn so với mail trả phí, số lượng mail gửi tối đa 2000 mail/ngày	Tốc độ gửi mail nhanh, số lượng mail tối đa được gửi rất lớn tùy thuộc vào gói email khách hàng mua
Đuôi tên miền	Tên miền của nhà cung cấp dịch vụ	Đuôi mail là tên doanh nghiệp

8. Hướng dẫn đăng ký tài khoản email miễn phí

8.1 Đăng ký Email trên Gmail

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn: https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=vi 

Bước 2: Chọn mục “Tạo tài khoản Google”

Bước 3: Điền thông tin trong các trường:

• • Tên: tên của người dùng
  • Họ: họ của người dùng
  • Tên người dùng: tên tài khoản Gmail muốn tạo, đảm bảo chưa có người sử dụng
  • Mật khẩu: Điền mật khẩu mà bạn muốn.
    Lưu ý: độ dài mật khẩu Email từ 8 ký tự trở lên gồm cả chữ, số và ký tự đặc biệt
  • Xác nhận: điền lại mật khẩu đã nhập trước đó

Bước 4: Ô thông tin mới sẽ xuất hiện nếu thông tin đã điền chính xác và được chấp nhận => chọn “Next”. Nếu thông tin khai báo có vấn đề bạn sẽ phải điền lại.

Bước 5: Để kích hoạt Email bạn phải điền số điện thoại

Bước 6: Chọn “Next”

Bước 7: Nhập mã xác minh trong ô “Enter Verification Code”. Mã Code này được gửi đến điện thoại mà bạn đã điền ở bước 5.

Bước 8: Xác minh bằng cách chọn “Verify”

Bước 9: Điền thông tin

• • Ngày
  • Tháng
  • Năm
  • Giới tính

Bước 10: Chọn “Next”

Bước 11: Chọn “Tôi đồng ý” khi được hỏi thêm một số vấn đề và nhấn “Next”

Bước 12: Truy cập tài khoản bằng cách nhấn “Go to Gmail”

8.2 Đăng ký email trên Outlook.com

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn https://outlook.live.com/owa/

Bước 2: Click vào “Create free account”

Bước 3: Chọn tên người dùng và tên miền trong ô hiển thị => Next

Bước 4: Điền mật khẩu => Next

Bước 5: Điền tên người dùng => Next

Bước 6: Điền ngày, tháng, năm sinh, tên quốc gia => Next

Bước 7: Lựa chọn mã quốc gia và nhập số điện thoại => Nhấn “Send Code”

Bước 8: Nhận mã xác thực được gửi về số điện thoại đã nhập ở bước 7, điền mã xác thực => Next

Bước 9: Điền thêm các thông tin yêu cầu như mã xác nhận, giới tính,…

Bước 10: Mở tài khoản email nhấn “Create account”

8.3 Đăng ký Email trên Microsoft Outlook

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng Microsoft Outlook

Bước 2: Vào Tool => Account Settings => Tab email

Bước 3: Chọn New

Bước 4: Tích chọn “Manually configure server setting or additional server types”

Bước 5: Lựa chọn “Internet Email” => Next

Bước 6: Điền thông tin trong các trường:

• • Tên giao dịch
  • Địa chỉ
  • Account Type
  • Tên miền (POP3 và SMTP)
  • Nhập đầy đủ
  • Điền mật khẩu

Bước 7: Nhấn “More setting”

Bước 8: Chọn “Outgoing Server” => đánh dấu vào “My outgoing server requires authentication” => nhấn OK

Bước 9: Ấn Next => Finish

8.4 Đăng ký Email theo tên miền riêng

8.4.1 Lợi ích của việc đăng ký Email theo tên miền riêng

Nếu bạn muốn đăng ký Email theo tên miền riêng của bạn cho chuyên nghiệp và khác biệt thì sao? Dạng như: Tên-Bạn@tenmien.vn,

Ví dụ: kinhdoanh@bkns.vn chẳng hạn?

BKNS giới thiệu đến bạn dịch vụ Email theo tên miền riêng, đăng ký cực nhanh và sử dụng cực kỳ dễ dàng với giá chỉ từ 1.500Đ/Ngày, đăng ký dùng ngay hôm nay !

9. Cách chặn Mail rác

Bước 1: Đăng nhập vào Email.

Bước 2: Sử dụng thanh tìm kiếm để truy cập vào thông tin của người gửi thư rác.

Bước 3: Trên thư gửi đến địa chỉ Mail của bạn (thư muốn chặn) nhấn vào nút mũi tên bên phải và chọn mục “chặn”.

Bước 4: Xác nhận “chặn” khi xuất hiện ô thoại “chặn người này” kèm theo 2 lựa chọn “chặn” và “hủy”.

Trên đây là tổng hợp thông tin về Email. Về cơ bản, mail cũng giống như một bức thư viết tay thông thường. Nhưng khác ở chỗ nó được gửi qua Internet. Người gửi và người nhận phải có địa chỉ riêng khi muốn gửi hay nhận thư, họ có thể dùng ứng dụng internet hay chương trình định sẵn trên máy tính để truy cập và lưu trữ.

Nếu còn điều gì thắc mắc về Email, bạn đừng ngại để lại bình luận bên dưới để BKNS kịp thời giải đáp.

Truy cập website bkns.vn thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất về giải pháp mạng, tên miền, thiết kế website hay dịch vụ lưu trữ website chuyên nghiệp nhé!

>>Tham khảo thêm: 

• • Chương trình khuyến mãi dành cho dịch vụ Email tại BKNS
  • Mail Relay và những điều bạn cần biết!
  • Xu hướng thiết kế website 2022 bạn không nên bỏ qua!