Email Server là gì? Chi tiết từ A-Z về email server

Email là một công cụ hữu ích cho tất cả mọi người nói chung và với doanh nghiệp nói riêng. Để quản lý tài khoản, lưu trữ thư, thiết lập các chiến dịch marketing với email thì cần có email server để quản lý. Vậy email server là gì? Tại sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê mail server? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này của BKNS.

Email server là gì?

Email server hay mail server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng với mục đích gửi và nhận email. Email Server thường được cấu hình theo tên miền của doanh nghiệp.

Về cơ bản, email Server vẫn được tính là một máy chủ vật lý hay Cloud Server (Server điện toán đám mây) được cấu hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử. Nó cũng có đầy đủ các thông số như một Server bình thường như Ram, CPU, Storage,… Bên cạnh đó, nó còn có các thông số khác liên quan đến yếu tố Email như số lượng tài khoản Email, Email fowarder, Mail list,…

Ngoài ra, Email Server còn có các tính năng mà một dịch vụ Email miễn phí dành cho cá nhân không thể có được như : Quản lý Email ra-vào của nhân viên, tích hợp với các phần mềm như Outlook, nền tảng webmail, khả năng sao lưu dữ liệu và đặc biệt hơn là nó có IP riêng để chống lại các vấn đề như virus, spam mail, mail bị vào blacklist… điều mà các dịch vụ Email share host phải bó tay.

Ví dụ về email server

Mail Cloud Google

Mail Cloud Google có tên là Google Workspace là một dịch vụ mail trả phí được Goolge ra mắt 2016. G-Suite được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi với các công cụ trực tuyến bao gồm Gmail, Drive, Documents và Meet.

Google Workspace mang tham vọng mang đến cho người dùng một không gian làm việc chỉ trong một ứng dụng.

Phân loại email server

Mail Server Microsoft, Google là gì?

Mail server Microsoft và Google là 2 cái tên lớn đại diện cho dịch vụ này. Nền tảng xây dựng loại server mail này có quy mô lớn, hệ thống bảo mật chặt chẽ. Có thể quản lý tốt những dữ liệu hiện có. Người dùng có thể sử dụng được nhiều tiện ích khác nhau. Cũng chính vì thế mà giá cả sử dụng dịch vụ server mail loại này thường khá cao. Ví dụ: Email 365 (Microsoft), G Suite (Google),….

Mail Server độc lập là gì?

Mail Server độc lập là hệ thống Mail Server được thiết kế cho các tổ chức hoặc ISP xử lý khối lượng thư lớn, yêu cầu kiểm soát và linh hoạt hơn đối với các dịch vụ thư. Nó bổ sung các tính năng như hợp tác, đồng bộ hóa Outlook, quản trị từ xa, Webmail và Quản trị Web nâng cao hơn và kết nối cơ sở dữ liệu, cung cấp cho bạn sức mạnh và kiểm soát cần thiết cho các hoạt động quy mô lớn.

Các thuật ngữ liên quan đến email server

Để hiểu rõ hơn về email server, bạn cần nắm được một số thuật ngữ chuyên ngành sau:

SMTP là gì?

SMTP là giao thức dịch chuyển Mail đơn giản (Simple Mail Transfer Protocol): là giao thức sử dụng để gửi mail đi (Outgoing Mail servers)

POP3, IMAP là gì?

Cả POP3 và IMAP là mail server đến (Incoming Mail servers)

POP3 (Post Office Protocol version 3) là giao thức được dùng để lấy mail từ mail server. Đây là giao thức đơn giản nhất để di chuyển thư từ máy chủ SMTP đến ứng dụng thư của bạn. POP  Server đơn giản và nhẹ; bạn có thể phục vụ hàng nghìn người dùng từ một hộp duy nhất.

IMAP (Internet Message Access Protocol) là giao thức dùng để truy cập và lấy mail từ mail server. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng IMAP vì mail luôn có trên máy chủ như vậy người dùng không phải lo lắng về việc mất email. Máy chủ IMAP yêu cầu rất nhiều bộ nhớ và bộ nhớ.

TLS là gì?

TLS  là bảo mật tầng truyền tải (Transport Layer Security) hoạt đồng cùng với tầng ổ bảo mật SSL (Secure Sockets Layer) cung cấp phương thức vận chuyển mã hoá cho đăng nhập được chứng thực của SASL.

SASL là gì?

SASL là Lớp xác thực và bảo mật đơn giản (Simple Authentication and Security Layer), để xác thực người dùng. SASL thực hiện xác thực, sau đó TLS cung cấp vận chuyển mã hoá dữ liệu xác thực.

Webmail là gì?

Webmail là email trên nền web. Một số webmail mà các bạn có thường thấy như hotmail, gmail, yahoo mail. Webmail cho phép người dùng truy cập email bất cứ lúc nào.

Với SMTP, POP3 và IMAP, chúng có liên quan mật thiết đến cách thức hoạt động của Email Server. Do đó bạn có thể tìm hiểu kĩ hơn qua bài viết

>Xem thêm: Giao thức POP3, SMTP, IMAP là gì? Chi tiết số Port của chúng trên Email Server

Tính năng của email server

Bởi tình trạng spam mail, email gửi kèm những phần mềm độc hại đã làm ảnh hưởng đến tình hình an ninh mạng tại Việt Nam. Vì thế, việc bảo mật và an toàn luôn là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm. Và điều này đã khiến Mail Server được đánh giá cao hơn cả so với những máy chủ mail khác.

• Email tên miền riêng của riêng công ty thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động.
• Tốc độ, bảo mật cao, kèm theo nhiều tiện ích.
• Kiểm tra mail mọi nơi: tại văn phòng (thông qua phần mềm duyệt mail) và tại bất kỳ nơi đâu (khi đi công tác), trên tất cả các loại trình duyệt mail (Outlook…)
• Có thể tùy biến các thông số và chức năng cho từng User.
• Ngăn chặn spam và virus cực kỳ hiệu quả.
• Có không gian lưu trữ riêng biệt, bất khả xâm phạm.
• Tính bảo mật cao nhờ trang bị giao thức SSL.
• Sử dụng IP riêng nên sẽ chống được việc vô cớ bị vào black list.
• Hỗ trợ tính năng Fowarder Email để cài đặt Email Offline.

Tầm quan trọng của mail server

Sự phát triển của ngành CNTT mang đến cho tất cả mọi người  thuận tiên hơn trong quá trình trao đổi thông tin qua lại. Con người đều sử dụng máy tính để làm việc, và mail là công cụ chính để cho việc trao đổi thông tin qua lại nhanh hơn, nói rõ được nhu cầu mình mong muốn. Và Mail cũng là thể hiện sự chuyên nghiệp hơn.

Email là 1 phương tiện  truyền thông được chuyển hóa và gửi đi rất nhanh thông qua internet. Nó có thể chuyển từ người này đến 1 người khác hoặc đến rất nhiều người khác cùng lúc.

Mail Server thể hiện riêng cho từng doanh nghiệp . Mỗi doanh nghiệp đều có 1 mail server với tên miền riêng.

Lợi ích khi sử dụng Email server là gì

Ngoài những lợi ích của email thì sử dụng mail server còn có lợi ích sau:

• Không có khoảng cách: Nhờ tốc độ xử lý rất cao nên người dùng có thể nhận ngay tức thì dù có khoảng cách giữa quốc gia này với quốc gia khác cũng chỉ nhận ngay tức thì.
• Chi phí rẻ : Hầu như không có chi phí, hoặc chi phí rất rẻ vì chỉ kết nối qua internet  hoặc các dịch vụ mail khác có thể không tốn một chi phí nào.
• Tốc độ cao: Nhờ đường truyền internet thông qua tín hiệu và người nhận được email đó cũng chỉ trong vài giây.
• Tính chuyên nghiệp.
• Tính đặc trưng riêng của từng công ty do sử dụng mail với cùng 1 tên miền của website công ty mình.
• Tạo sự tin tưởng cho khách hàng.
• Dễ dàng quản lý, kiểm soát được mail gửi đi và mail nhận về.
• Sao lưu dữ liệu trên mail Server về máy tính thuận tiện
• Quảng bá marketing cho công ty của mình thông qua tên miền của đuôi email.

Quy trình phân phối của một email gửi đi

Ngoài nắm được khái niệm email server là gì, bạn cũng cần hiểu được cả quá trình xử lý email của mail server để có cái nhìn toàn diện hơn.

Bước 1: Kết nối với máy chủ SMTP

Khi bạn gửi email, nhà cung cấp dịch vụ email của bạn, ví dụ như Gmail, sẽ kết nối với máy chủ SMTP. Ở giai đoạn này, Gmail cung cấp cho SMTP một số thông tin quan trọng. Chẳng hạn như địa chỉ email gửi, nội dung thư và địa chỉ email của người nhận.

Bước 2: Xử lý miền email của người nhận

Server SMTP bây giờ sẽ xác định và xử lý địa chỉ email của người nhận. Nếu bạn đang gửi email cho người khác trong công ty, tức là đến cùng một miền, thư sẽ được chuyển trực tiếp đến Server IMAP hoặc POP3.

Nếu bạn đang gửi thư cho một công ty khác, máy chủ SMTP sẽ cần phải giao tiếp với Mail Server của công ty đó. Và chúng ta sang bước 3.

Bước 3: Xác định IP của người nhận

Ở giai đoạn này, máy chủ SMTP sẽ cần kết nối với Domain Name System – DNS (Hệ thống tên miền) để tìm máy chủ của người nhận.

DNS hoạt động giống như một hệ thống dịch thuật. Nó sẽ giúp chuyển đổi miền của người nhận thành địa chỉ IP (Internet Protocol). IP là một số cụ thể xác minh riêng cho một máy hoặc máy chủ khi kết nối internet.

SMTP cần IP để thực hiện công việc chuyển thư đến đúng máy chủ của người nhận.

Bước 4: Phân phối email

Quá trình vận chuyển thư không hề đơn giản. Email của bạn sẽ đi qua các máy chủ SMTP không liên quan khác nhau cho đến khi tới SMTP của người nhận.

Tiếp đến, SMTP nhận sẽ kiểm tra thư và sau đó chuyển nó đến máy chủ IMAP hoặc POP3. Tại đây, email được xếp vào hàng đợi xử lý cho đến khi người nhận mở ứng dụng email.

BKNS – địa chỉ cung cấp dịch vụ email server

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ mail server. Để sử dụng email server sao cho tối đa nhất, bạn nên lựa chọn 1 đơn vị uy tín gắn bó dài lâu. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin nói chung và server nói riêng, BKNS cam kết là đơn vị đáp ứng tất cả những yêu cầu về Email Server.

Đội ngũ nhân sự của BKNS năng động, nhiệt huyết và có năng lực chuyên môn cao. Đồng thời BKNS còn là đối tác với những đơn vị Data Center có tiếng nhưu FPT, VNPT do đó bạn hoàn toàn có thể yên tâm về dịch vụ máy chủ mail. Bên cạnh đó, các dịch vụ của BKNS đều có mức giá hợp lí với khả năng tài chính của mọi doanh nghiệp. Những chính sách hỗ trợ, hậu mãi đều vô cùng hấp dẫn và hướng đến sự hài lòng của quý khách hàng.

Những lý do khiến bạn nên lựa chọn BKNS là địa chỉ cung cấp email server

Cam kết hoàn tiền

BKNS cam kết hoàn lại 100% phí
dịch vụ nếu khách hàng không hài lòng vì bất ký lý do nào

+12 năm kinh nghiệm

BKNS tự hào đồng hành cùng
+100.000 khách hàng và là một trong những doanh nghiệp hàng đầu về lĩnh vực giải pháp mạng.

Ổn định và An toàn

Với hệ thống cơ sở vật chất hiện
đại cùng đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, BKNS cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và ổn định nhất.

Hỗ trợ 24/7

BKNS sẵn sàng hỗ trợ quý khách 24/7/365 ngay cả khi lễ, Tết.

Kết luận

Trên đây là bài viết BKNS trả lời câu hỏi email server là gì? Cũng như những kiến thức cơ bản về email server. Mong rằng bài viết này hữu ích với bạn và doanh nghiệp của bạn. Thông qua bài viết này, BKNS hy vọng bạn có thể lựa chọn được giải pháp mail server tối ưu nhất. Nếu có bất cứ thắc mắc gì, xin để lại comment phía dưới để được giải đáp. Ngoài email hosting, BKNS còn cung cấp các dịch vụ giải pháp mạng như: tên miền, máy chủ, VPS, SSL và thiết kế website. Nếu bạn có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.63.68.09 hoặc “kinhdoanh@bkns.vn” để được tư vấn.  Thường xuyên truy cập website bkns.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ công nghệ thông tin và giải pháp mạng nhé!