Lợi Ích Của Thư Điện Tử Là Gì?

Thư điện tử có lẽ là khái niệm không còn xa lạ gì với phần lớn chúng ta hiện nay. So với hình thức gửi thư tay nhờ bồ câu đưa thư, hay gửi thư qua đường bưu điện,… Tới nay thư điện tử đã có những bước tiến lớn. Cùng BKNS tìm hiểu định nghĩa thư điện tử và lợi ích của thư điện tử trong công việc cũng như hoạt động thường ngày trong bài viết này nhé. 

Thư Điện Tử Là Gì?

Thư điện tử, hay hòm thư điện tử (email/ e-mail) là hình thức gửi và nhận tin nhắn giữa những người dùng sử dụng thiết bị điện tử. Đó có thể là giữa các thiết bị di động, laptop, máy tính hoặc bất kì thiết bị nào kể trên với nhau có kết nối internet. Chỉ bằng một phần mềm chuyên nhận và gửi thư, bạn có thể gửi được thư bất cứ lúc nào. 

Thư điện tử được đưa vào sử dụng hạn chế lần đầu vào những năm 60s. Và đến giữa những năm 70s, chúng có hình dạng như hiện nay. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ Email hosting là gì?

Lợi Ích Của Thư Điện Tử

Khi chưa có thư điện tử, chúng ta thường phải gửi thư qua đường bưu điện. Hình thức gửi thư tay này có những nhược điểm: 

• Mất thời gian chuẩn bị thư và thời gian di chuyển ra bưu điện gửi thư.
• Mất một khoản chi phí nhỏ để mua tem, phong bì thư.
• Thư không gửi/ nhận được ngay mà phải mất một khoảng thời gian để được đến tay người nhận. 
• Dễ thất lạc thư trong quá trình gửi.
• Độ bảo mật thư không cao.
• Khó gửi được cùng lúc quá nhiều người

Nhưng với thư điện tử, mọi nhược điểm trên đều được khắc phục. Không những thế nó còn có những lợi ích vượt trội so với cách gửi thư truyền thống thông thường: 

Không phụ thuộc thời gian, địa điểm gửi/ nhận thư

Bạn có thể gửi thư bất cứ lúc nào, lúc 9h sáng hoặc 12h đêm. Bạn có thể gửi 1 bức thư điện tử cho người bạn thân khi đang leo núi. Hoặc thậm chí khi đang tận hưởng 1 chuyến đi cáp treo. Miễn là bạn có thiết bị kết nối internet và phần mềm tạo email. Bạn sẽ không phải mất công ra tận bưu điện để bỏ thư vào hòm. 

>>> Tham khảo thêm: Email hosting cơ bản

Độ bảo mật cao 

Một bức thư thông thường được niêm phong bằng giấy có thể dễ bị đọc trộm nếu bạn dán không kỹ. Hoặc nếu chúng bị rách, ướt sẽ làm mất hoặc biến đổi nội dung. 

Nhưng với thư điện tử, chẳng ai có thể truy cập hòm thư và mở được những bức thư của bạn để xem nội dung. Trừ khi bạn cung cấp cho họ mật khẩu hòm thư của bạn. 

Thư điện tử thì không bao giờ bị ướt hay nhòe chữ, chỉ có bạn gõ sai chính tả. Vì thế nhớ soát lỗi chính tả trước khi gửi thư, còn lại bạn chẳng cần phải lo lắng vấn đề gì. 

Thời gian gửi/ nhận thư ngay lập tức

Nếu đường truyền Internet bạn sử dụng bạn đủ mạnh. Và đường mạng truyền liên tục không ngắt quãng, bạn gần như nhận được thư ngay lập tức khi người gửi gửi thư đi. Điều này vô cùng phù hợp cho những lúc cần gửi các công văn, tài liệu quan trọng. Nó sẽ đến tay người nhận kịp thời để xử lý công việc. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn tạo và cài đặt tài khoản email outlook

Gửi cùng lúc cho nhiều người một cách đơn giản

Với việc gửi thư tay, bạn sẽ mất nhiều công sức cho việc sao chép bức thư, mua tem và gửi chúng đi cho nhiều người ở nhiều địa chỉ khác nhau.

Với thư điện tử, chúng ta không cần làm thế. Chỉ với một nội dung được soạn thảo, bạn có thể gửi nó đi đồng thời nhiều người. Thao tác cũng vô cùng đơn giản và không quá phức tạp. 

Khả năng gửi được nhiều nội dung đa dạng

Với thư thông thường, bạn sẽ chỉ gửi được lời nhắn, những bức ảnh hoặc bưu thiếp. Nhưng với email, bạn vừa có thể gửi được dưới dạng chữ, video, hình ảnh hay âm thanh. Thỏa mãn mọi nhu cầu đa dạng của người nhận/ gửi. 

Không lo thất lạc thư

Việc thất lạc thư trong quá trình gửi là điều không ai mong muốn, nhưng nó vẫn có thể xảy ra. Nhất là khi gửi thư qua đường bưu điện. Việc thất lạc thư có thể dẫn tới việc bạn để lộ các thông tin quan trọng trong thư.

Với thư điện tử, bạn không còn lo việc thất lạc bởi địa chỉ gửi chặt chẽ từ tài khoản cá nhân đến từ người nhận và gửi. Ngoài ra, thư gửi không qua trung gian, hạn chế việc thất lạc ngoài mong muốn.

Gửi thư hoàn toàn miễn phí

Không cần phải những con tem để có thể gửi thư. Bạn dễ dàng gửi những lời yêu thương cho bạn bè, người thân ở xa. Hoặc gửi thư cho đối tác, đồng nghiệp chục lần trong ngày hoàn toàn miễn phí. 

Tất cả thứ bạn cần chỉ là một thiết bị có kết nội mạng và có phần mềm gửi/ đọc thư điện tử. 

Tham khảo: Dịch vụ email relay

Tạo dấu ấn cá nhân với địa chỉ thư khác biệt

Một yếu tố khiến cho bức thư của bạn nổi bật lên trong những bức thư khác. Chính là việc bạn đặt địa chỉ thư cá nhân cho mình.

Nhiều người thích để họ tên mình làm địa chỉ email ví dụ: huyenthanh234@gmail.com, tuanvu9911@yahoo.com, quynhnguyen556@bkns.vn,…

Một số khác thích để biệt danh hoặc đặc điểm nhận dạng của họ, khiến địa chỉ email trở nên dễ nhớ hơn: tuancrual@gmail.com, quynhdoll@gmail.com, huynbabe@gmai.com,…

Không quan trọng bạn để tên gì. Một mẹo nhỏ ở đây chính là sử dụng tên email phù hợp với mục đích sử dụng. 

Thường trong trao đổi công việc, nhiều người ưu tiên sử dụng các địa chỉ email cơ bản để tăng sự chuyên nghiệp. Ngược lại, với nội dung cá nhân, nhiều người sẽ thích sử dụng các email với tên miền là các biệt danh của họ. 

Nhược Điểm Của Thư Điện Tử

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, email cũng có một vài nhược điểm nhất định:

Luôn phải có kết nối internet để có thể gửi hoặc nhận thư

Dễ dính virus phá hủy tài nguyên máy trong các tệp thư đính kèm

Nguy cơ lừa đảo qua thư điện tử

Dù có thông báo, nhưng khó chắc chắn người nhận nhận được và đọc được thư sau khi gửi. 

Khó chịu bởi vấn đề thư rác, thư quảng cáo. 

Tuy nhiên bên cạnh các nhược điểm đó, email có nhiều lợi thế vượt trội hơn hẳn và đó là lý do nhiều người đang sử dụng email ngày càng phổ biến. 

Phần Mềm Gửi Thư Điện Tử Phổ Biến

Với nhu cầu sử dụng thư điện tử đang ngày càng tăng cao, nhiều bên cũng cho ra các phầm mềm thư điện tử hết sức đa dạng.

Có thể liệt kê một số nền tảng phổ biến như: Gmail, Yahoo (nay đã ngừng hoạt động), Microsoft Outlook, Yandex Mail,…

Ngoài ra một số đơn vị cung cấp thư điện tử dành riêng cho nội bộ. Chỉ người trong tổ chức mới có thể sử dụng, nhằm đảm bảo độ bảo mật và an toàn cho thư tốt hơn. 

Kết Luận

Trên đây BKNS đã gửi tới bạn thông tin về thư điện tử, bao gồm khái niệm, lợi ích và các phần mềm gửi thư chuyên dụng phổ biến. Hy vọng bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích.

Đừng quên ghé thăm website chính của BKNS thường xuyên để cập nhật các thông tin mới nhất và ưu đãi nóng hổi nhé.