Email hosting là gì? Chi tiết những điều cần biết về email hosting

Một trong những giải pháp email được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là email hosting bởi khả năng lưu trữ lớn của nó. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được kiến thức đúng về email hosting. Chính vì vậy, bài viết này BKNS sẽ trả lời câu hỏi Email hosting là gì? Cũng như cung cấp cho bạn những điều cần biết email hosting.

Email hosting là gì? 

Email Hosting (hay còn gọi là lưu trữ email) là một dịch vụ cho phép bạn tạo và sử dụng các địa chỉ email riêng trên một hệ thống máy chủ chuyên dụng. Thay vì sử dụng các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo, khi sử dụng Email Hosting, bạn sẽ có một địa chỉ email mang thương hiệu riêng của mình, giúp tăng tính chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Nói cách khác, Email Hosting giống như một ngôi nhà riêng cho các email của bạn, được xây dựng và bảo vệ bởi một công ty chuyên nghiệp. Bạn sẽ có quyền kiểm soát hoàn toàn các email này, từ việc tạo tài khoản, quản lý danh bạ, đến việc tùy chỉnh các cài đặt bảo mật.

Lợi ích khi sử dụng email hosting là gì?

Thông qua khái niệm trên, chắc hẳn bạn đã thấy được phần nào lợi ích khi sử dụng email hosting. Đặc biệt là với việc tiếp thị, marketing của doanh nghiệp tới khách hàng. Khi sử dụng email hosting, doanh nghiệp sẽ hạn chế được việc email của mình bị chuyển vào mục spam. Đồng thời việc sở hữu email tên miền cũng giúp tăng tỷ lệ khách mở mail, đọc mail.

Ngoài ra thì email hosting còn có nhưng lợi ích sau: 

• • Tính bảo mật nội dung cao, hạn chế thư spam, blacklist IP và giữ đường truyền email thông suốt trong quá trình chuyển gửi,… 
  • Sử dụng tên miền riêng, trực tiếp nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng với khách hàng. 
  • Tập hợp nhiều tính năng đi kèm với lưu trữ. Bao gồm: Số lượng gửi ra lớn, dung lượng Email lớn, Email gửi ra được gửi ngay tới inbox của các email server khác như Google, Webmail, Yahoo,Outlook… Máy chủ hỗ trợ các bản ghi SPF/DKIM, chống viruts và Spam, không giới hạn băng thông sử dụng…
  • Tối ưu về chi phí nhờ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên so với việc mua cơ sở hạ tầng email cũng như phải thuê thêm nhân viên IT để duy trì và vận hành.

Xem thêm: Email Hosting? 6 ưu điểm của email hosting mà bạn nên biết

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng email hosting?

Ngoài những lợi ích kể trên, Email hosting mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số lý do chính:

• • Hình ảnh chuyên nghiệp: Địa chỉ email mang tên miền riêng của doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn so với các địa chỉ email miễn phí. Điều này giúp xây dựng lòng tin với khách hàng và đối tác.
  • Quản lý dễ dàng: Email hosting cung cấp các công cụ quản lý email hiệu quả, giúp bạn dễ dàng tạo tài khoản, quản lý danh bạ, thiết lập quy tắc lọc thư, và nhiều hơn nữa.
  • Bảo mật cao: Các nhà cung cấp email hosting thường có các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi các mối đe dọa như virus, spam, và hacker.
  • Dung lượng lớn: Email hosting thường cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn so với các dịch vụ email miễn phí, giúp bạn lưu trữ được nhiều email và file đính kèm hơn.
  • Tính tùy biến cao: Bạn có thể tùy chỉnh giao diện và các tính năng của email hosting theo nhu cầu của doanh nghiệp mình.
  • Tích hợp với các ứng dụng khác: Email hosting thường có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác như CRM, marketing automation, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.

Tóm lại, email hosting là một giải pháp không thể thiếu cho các doanh nghiệp muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, quản lý email hiệu quả và bảo vệ dữ liệu quan trọng.

Xem thêm: Dùng thử Email Hosting miễn phí tại BKNS

Email Hosting có giống Web Hosting không?

Như đã nói, việc sử dụng email hosting đang dần phổ biến. Nhưng nhiều người vẫn bị nhầm lẫn giữa email hosting và Web Hosting bởi vì chúng đều có liên quan đến lưu trữ. Web hosting và email hosting là gì? Chúng có gì khác biệt là những câu hỏi mà nhiều người lần đầu tiếp cận khái niệm này thắc mắc. 

Do email hosting và web hosting đều là thuật ngữ liên quan đến khía cạnh truyền thông trong kinh doanh của các doanh nghiệp, tổ chức. Vì thế mà chúng hay bị nhầm lẫn với nhau. Trên thực tế, Web Hosting và Email Hosting được  định nghĩa và công dụng hoàn toàn khác nhau.

• Web Hosting đóng vai trò là nơi lưu trữ tất cả các thông tin có liên quan đến trang web của doanh nghiệp, từ tư liệu, hình ảnh đến các hoạt động giao dịch trao đổi thông tin giữa đơn vị với và khách hàng trên mạng Internet. 
• Email Hosting là hệ thống lưu trữ các email thư điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nội bộ tổ chức. Email Hosting có tính bảo mật cao và đặc trưng cho thương hiệu doanh nghiệp thông qua tên miền trên tài khoản.

Bảng so sánh Email Hosting và Web Hosting:

Tính năng	Email Hosting	Web Hosting
Mục đích	Lưu trữ và quản lý email	Lưu trữ và phân phối website
Nội dung	Email, danh bạ, lịch	Trang web, hình ảnh, video, cơ sở dữ liệu
Công nghệ	SMTP, IMAP, POP3	HTTP, FTP, PHP, MySQL

Xem thêm: Email Marketing Là Gì? Top 5 Dịch Vụ Email Marketing Tốt Nhất

Một số lưu ý khi sử dụng Email Hosting

Email hosting đóng vai trò vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Để sử dụng email hosting hiệu quả, bạn nên lưu ý một số điều sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ
• Đặt tên email tối ưu
• Chú trọng bảo mật hệ thống
• Phổ biến các quy định rõ ràng
• Tận dụng những phần mềm miễn phí

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

Lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ email hosting uy tín là quyết định quan trọng hàng đầu cho doanh nghiệp. Việc này không chỉ đảm bảo sự ổn định và bảo mật cho hệ thống email của bạn mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu. Một nhà cung cấp uy tín sẽ giúp bạn sử dụng  tối ưu công cụ này. Bên cạnh đó, những đơn vị uy tín sẽ hạn chế phát sinh sự cố về rò rỉ thông tin. Một vài tiêu chí để đánh giá đơn vị cung cấp email hosting chuyên nghiệp bao gồm:

• Hỗ trợ khách hàng xuyên suốt 24/7
• Hạn chế tối đa tình trạng thư spam, blacklist IP
• Bảo mật tối đa bằng hệ thống Mail server chuyên dụng
• Cung cấp giao diện quản lý trực quan, giúp người dùng dễ dàng sử dụng email
• Hỗ trợ chuyển tải thông tin, dữ liệu đến khách hàng thuận lợi
• Có tỷ lệ email hợp lệ vào inbox cao
• Email được gửi có thông báo trực tiếp đến các hộp thư điện tử khác như Google, Webmail, Yahoo…

Đặt tên email tối ưu

Việc đặt tên email tối ưu khi sử dụng email hosting là một yếu tố không thể thiếu để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Một địa chỉ email được đặt tên một cách sáng tạo và phù hợp với thương hiệu sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng sâu sắc với khách hàng và đối tác. Khi tên email ngắn gọn, dễ nhớ và liên kết trực tiếp đến thương hiệu, nó sẽ giúp tăng khả năng nhận diện, tạo sự tin tưởng và chuyên nghiệp. Đồng thời, việc sử dụng tên email thống nhất cũng giúp dễ dàng quản lý và tăng cường hiệu quả giao tiếp nội bộ.

Do đó bạn cần phải đặt tên email hosting sao cho tối ưu nhất có thể. Một vài tips đặt tên mà bạn cần nhớ:

• Đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ
• Cấu trúc đồng bộ
• Hạn chế đặt tên khó hiểu, dễ gây nhầm lẫn
• Với mail nội bộ, nên phân chia rõ ràng các phòng ban

Chú trọng bảo mật hệ thống

Email chứa đựng nhiều thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp, như thông tin khách hàng, dữ liệu giao dịch, kế hoạch kinh doanh… Nếu hệ thống email không được bảo mật tốt, sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro như:

• Rò rỉ thông tin: Dữ liệu quan trọng có thể bị hacker đánh cắp và lợi dụng để thực hiện các hoạt động gian lận, làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
• Mất dữ liệu: Các email quan trọng có thể bị xóa hoặc bị mã hóa, gây khó khăn cho việc phục hồi và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Mất khách hàng: Khi thông tin khách hàng bị rò rỉ, khách hàng sẽ mất lòng tin vào doanh nghiệp và có thể chuyển sang sử dụng dịch vụ của đối thủ cạnh tranh.
• Ảnh hưởng đến uy tín: Các vụ tấn công mạng và rò rỉ thông tin có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp

5.4. Phổ biến các quy định rõ ràng

Khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp cần phổ biến các quy định rõ ràng đối với các cá nhân, tập thể về việc sử dụng tài khoản email như: chỉ sử dụng email cho công việc chung của công ty; các nhóm, phòng ban nên sử dụng email riêng, tránh gây nhầm lẫn để hỗ trợ khách hàng hiệu quả; nên vô hiệu hóa tài khoản đối với nhân viên đã thôi việc tránh các trường hợp xấu xảy ra…

5.5. Tận dụng những phần mềm miễn phí

Bạn có thể tận dụng những phần mềm cung cấp dịch vụ Email Hosting miễn phí như Zoho, Yandex, Hotmail… Để cắt giảm một khoản chi kha khá dành cho marketing. Chúng có thể bao gồm các gói dịch vụ miễn phí và trả phí.

Các gói miễn phí cung cấp không nhiều dung lượng. Đồng thời giới hạn số lượng tài khoản email đáng kể cho người dùng. Vì vậy, nếu có quá nhiều nhân viên, bạn nên cân nhắc mua các gói dịch vụ.

Nếu có nhu cầu tăng số lượng tài khoản email và dung lượng, bạn cũng có thể nâng cấp lên gói trả phí để sử dụng dịch vụ tốt hơn. Lưu ý, vì các nguồn này là miễn phí nên tính bảo mật của chúng sẽ không quá cao.

6. BKNS – địa chỉ cung cấp dịch vụ email hosting uy tín chất lượng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ cho thuê Email Hosting uy tín tuy nhiên không phải không phải địa chỉ nào cũng cung cấp dịch vụ này nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và đa dạng về tính năng. Công ty cổ phần giải pháp mạng Bạch Kim (BKNS) là địa chỉ uy tín đảm bảo tất cả những yêu cầu về Email Hosting.

BKNS là đơn vị chuyên cung cấp Email hosting giá rẻ chất lượng cao với những tính năng đa dạng. Ngoài ra, BKNS còn là địa chỉ mua tên miền với hosting giá rẻ tốt nhất Việt Nam. BKNS có đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình, luôn khiến khách hàng hài lòng về phong cách làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả công việc cao. BKNS không ngừng nỗ lực để giúp khách hàng tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

7. Những lý do khiến bạn nên lựa chọn BKNS là địa chỉ cung cấp email hosting

Tính sẵn sàng

BKNS cam kết sự ổn định của dịch vụ với thời gian hoạt động lên đến 99,9%.

An toàn & Bảo mật

Công nghệ bảo mật đa lớp giúp mã hóa Email theo tiêu chuẩn Quốc tế.

Địa chỉ IP sạch

Dãy IP tin cậy được tin tưởng và chấp thuận bởi hầu hết các tổ chức trong và ngoài nước.

Quản lý dễ dàng

Giao diện quản lý thân thiện giúp thiết lập, phân quyền, giám sát một cách dễ dàng.

Tiện ích bổ sung

Hỗ trợ boxchat, lịch làm việc, Mail Offline, Email trả lời tự động.

Chống Spam/Virus

Hệ thống được tích hợp công nghệ hiện đại nhất giúp loc và xử lý Spam hiệu quả.

9. Các tùy chọn Mail Hosting

Một dịch vụ email hosting chuyên nghiệp và hiệu quả phải thỏa mãn các yếu tố dưới đây (đây cũng có thể xem là tiêu chí để bạn đánh giá chất lượng của một nhà cung cấp email trước khi hợp tác):

Lưu trữ trực tuyến

Quyền truy cập vào kho lưu trữ email trực tuyến cung cấp cho bạn hồ sợ lịch sử về tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn. Một số dịch vụ cung cấp bản sao lưu từ 5 đến 10 năm mà bạn có thể truy cập trực tiếp qua cổng đăng nhập.

Nhiều hộp thư

Nếu doanh nghiệp đang phát triển, bạn sẽ cần khả năng tạo hộp thư một cách nhanh chóng. Hãy đảm bảo rằng máy chủ lưu trữ email của bạn cung cấp cho bạn tất cả các hộp thư bạn cần để hỗ trợ hoạt động của mình.

Mọi người thường sử dụng các hộp thư riêng biệt để phân loại email dựa trên các chức năng kinh doanh. Bạn có thể có một hộp thư quản trị cho các truy vấn trang web và dịch vụ. Một hộp thư thanh toán chuyên nhận các khoản thanh toán. Một hộp thư thông tin để liên lạc chung và một hộp thư chuyên cho việc quảng cáo và các chiến dịch email marketing.

Ưu đãi theo gói

Bạn có thể sử dụng cùng lúc dịch vụ lưu trữ web và dịch vụ lưu trữ email. Với các gói chung bạn có thể tiết kiệm hơn, nhận được mức giá ưu đãi và quản lý hệ thống một cách logic hơn. Tuy nhiên bạn cần tìm nhà cung cấp uy tín để tránh tình trạng dịch vụ thường xuyên bị lỗi hay quá tải ảnh hưởng công việc.

Dung lượng hộp thư

Đây được xem là tiêu chí khá quan trọng. Nhiều người không tính toán trước dẫn đến dung lượng thường không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày. Hãy cân nhắc đến số lượng email hàng ngày, các tệp đính kèm và các tệp lớn. Từ đó tìm hiểu dịch vụ email hosting nào có đủ dung lượng và khả năng xử lý dữ liệu mà bạn cần hàng ngày hay không.

Khả năng mở rộng

Bạn không bao giờ biết được chính xác dung lượng email hoặc bao nhiêu hộp thư bạn sẽ cần về sau này. Các tài khoản email có thể tăng thêm. Các tệp đính kèm email kích thước lớn sẽ lấy hết không gian lưu trữ email của bạn. Điều này sẽ không quan trọng khi nhà cung cấp dịch vụ email hosting có thể đáp ứng tốt nhu cầu ngay cả khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

9. Kết luận

Trên đây là bài viết BKNS trả lời câu hỏi email hosting là gì? Và chi tiết những thông tin cơ bản về email hosting. Mong rằng bài viết này hữu ích với bạn và doanh nghiệp của bạn. Thông qua bài viết này, BKNS hy vọng bạn có thể lựa chọn được giải pháp mail hosting tối ưu nhất. Nếu có bất cứ thắc mắc gì, xin để lại comment phía dưới để được giải đáp.

Ngoài email hosting, BKNS còn cung cấp các dịch vụ giải pháp mạng như: tên miền, máy chủ, VPS, SSL và thiết kế website. Nếu bạn có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.63.68.09 hoặc “kinhdoanh@bkns.vn” để được tư vấn.  Thường xuyên truy cập website bkns.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ công nghệ thông tin và giải pháp mạng nhé. 

[mautic type=”form” id=”6″]