Tổng đài Analog là gì? Phân biệt tổng đài điện thoại Analog và IP

Trên thị trường hiện có rất nhiều tổng đài điện thoại được phân phối với đầy đủ tính năng cần thiết đối với việc kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng đài Analog là một ví dụ điển hình. Hãy cùng BKNS tìm hiểu chi tiết về hệ thống tổng đài điện thoại Analog nhé!

1. Tổng đài Analog là gì?

Công nghệ Analog là công nghệ tổng đài điện thoại hoạt động qua đường line bưu điện. Bưu điện sẽ kéo line đến văn phòng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ. Tổng đài Analog hoạt động dựa trên công nghệ Analog. Khách hàng sẽ mua thiết bị phần cứng, chia thành các máy lẻ đến các phòng ban khác nhau.

>> Tìm hiểu thêm: Tổng đài ảo hay tổng đài Analog tiệc ích hơn?

2. Ưu nhược điểm của tổng đài Analog  

2.1 Ưu điểm của tổng đài Analog

• Cho phép trang bị nhiều máy điện thoại, có thể là mỗi phòng ban hay nhân viên một điện thoại – đây là số nội bộ riêng biệt
• Miễn phí khi liên lạc nội bộ –  nhân viên có thể liên lạc từ phòng này sang phòng khác để thảo luận về công việc
• Khách hàng có thể thiết lập phần mềm tính cước hay sử dụng máy in để quản lý phí thoại
• Có thể chuyển cuộc gọi cho người khác mà không cần thay đổi vị trí 
• Có khả năng giao dịch không mất phí khi tích hợp VoIP liên kết giữa các trụ sở của công ty, doanh nghiệp
• Cài đặt đổ chuông tại bất kỳ điện thoại nào của công ty, doanh nghiệp
• Khả năng bảo mật các cuộc gọi nội bộ tốt
• Thiết lập lời chào tự động theo ý muốn
• Có khả năng hoạt động độc lập mà không cần mạng và điện
• Chi phí lắp đặt rẻ hơn tổng đài IP từ 5% đến 10%

2.2 Nhược điểm của tổng đài Analog

• Hệ thống tổng đài Analog không sử dụng với mạng LAN, cần có đường dây điện thoại riêng biệt
• Hạn chế về tính năng, chủ yếu chỉ là nghe và gọi cơ bản
• Khi muốn mở rộng phải tiến hành nâng cấp phần cứng như gắn thêm card hỗ trợ, nâng cấp loại tổng đài, kéo thêm line,…
• Chỉ có một cuộc gọi được kết nối trong cùng một thời điểm
• Không hỗ trợ API để kết nối phần mềm ERP hay CRM
• Thường xuyên bận line, có thể bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng
• Chi phí cho việc sửa chữa, bảo trì, nâng cấp hệ thống khá cao
• Không thể quản lý file ghi âm hay cuộc gọi trao đổi giữa nhân viên và khách hàng
• Nhân viên ở ngoài gọi về công ty thường bị chậm
• Không thể kết nối chuỗi cửa hàng hay các chi nhánh với nhau

3. Tổng đài Analog bao gồm những gì?

3.1 Tín hiệu đầu vào

Tín hiệu đầu vào sẽ do bưu điện cấp cho tổng đài điện thoại Analog. Điện thoại Analog hoạt động nhờ việc chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành sóng điện tử với biên độ và tần số khác nhau mà điện thoại nhận được và gửi đến đầu dây bên kia. Hệ thống điện thoại Analog sử dụng công nghệ CSN để tín hiệu được truyền dẫn qua các đoạn dây mắc nối tiếp và tạo thành cuộc trò chuyện.

3.2 Thiết bị chuyển mạch Analog

Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng mà quyết định số lượng thiết bị chuyển mạch Analog phù hợp, tránh lãng phí.

4.4 Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối chính là điện thoại cố định được bán trên thị trường. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ từ việc đi dây đến từng vị trí đặt máy, cấu hình tổng đài nội bộ cho đến ghi âm nếu cần.

4. Tổng đài Analog hoạt động như thế nào?

Tổng đài Analog được trang bị switch hook (móc chuyển đổi), móc này sẽ được gắn vào đường dây điện thoại. Khi móc chuyển đổi được tách ra, đường dây điện thoại sẽ thiết lập kết nối đến mạch truyền dẫn của hệ thống. Khi quay số từ điện thoại Analog, bộ phận truyền dẫn sẽ gửi đi tín hiệu điện tử. Bộ phận chuyển đổi cuộc gọi khi đó sẽ đóng vai trò là thiết bị chuyển đổi tín hiệu, thực hiện chuyển tín hiệu thành thông điệp để gửi đến đầu dây bên kia.

5. Phân biệt tổng đài Analog và tổng đài IP

Bảng so sánh tổng đài IP và tổng đài Analog tổng quan

So sánh tổng đài IP và tổng đài Analog chi tiết

Cách thức quản lý tổng đài

Đổi với tổng đài Analog, bạn phải đến tận nơi đặt tổng đài để thay đổi lại cài đặt quản lý. Trong khi đó, với tổng đài IP, bạn ngồi bất cứ đâu cũng có thể quản lý được. 

Chi phí dịch vụ bảo trì bảo dưỡng 

Chi phí dịch vụ bảo trì bảo dưỡng của tổng tài Analog rất tốn kém bởi bao gồm: chi phí bảo trì đường dây và chi phí bảo trì tổng đài. Ngoài ra thời gian xử lý khắc phục cũng diễn ra chậm chạp hơn tổng đài IP. 

Với tổng đài IP chỉ cần thông mạng là có thể hoạt động như bình thường giúp tiết kiệm chi phí một cách tối đa.

Các sự cố về đường dây máy lẻ

Khi tiến hành so sánh tổng đài IP và tổng đài Analog, chúng ta không thể bỏ qua vấn đề về sự cố đường dây. Cũng giống như bảo trì bảo dưỡng, tổng đài IP chỉ cần thông mạng là có thể hoạt động như bình thường mà không gặp phải sự cố nào về đường dây nữa. Ngược lại đối với tổng đài Analog thì khi xử lý những sự cố liên quan đến đường dây máy lẻ thì cần đi dò kiểm tra đường đây. Quá trình này còn tốt nhiều thời gian công sức cũng như mất 1 khoản chi phí để xử lý sự cố. 

Các sự cố về đường bưu điện

Đối với tổng đài Analog thì rất khó để xác định được khi đường bưu điện đứt. Việc này yêu cầu phải có người phát hiện và kiểm tra. Sau đó bắt đầu tiến hành sửa chữa hoặc bảo dưỡng. Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa này cũng không hề nhỏ. Bên cạnh đó thời gian xử lý diễn ra chậm không khắc phục được ngay. Ngược lại đối với tổng đài IP thì người dùng có thể xác định được ngay tình trạng của những đường bưu điện chỉ thông qua trạng thái hiển thị trên tổng đài.

Dịch chuyển, thay đổi vị trí sử dụng

Vấn đề dịch chuyển và thay đổi vị trí sử dụng là một tiêu chí quan trọng khi so sánh tổng đài IP và tổng đài Analog. Quá trình dịch chuyển máy lẻ của tổng đài Analog được diễn ra bằng các đấu nối lại dây hay chạy dây mới. Bạn không những phải mất chi phí cho việc thuê người có chuyên môn làm mà còn phải đánh số lại toàn bộ hệ thống, hiệu lại,… Ngược lại đối với tổng đài IP thì người dùng sẽ không phải bỏ bất cứ khoản tiền nào để dịch chuyển và thay đổi vị trí mà chỉ cần mang điện thoại cắm vào bất cứ vị tri mạng nào là hoàn tất.

Nâng cấp mở rộng trong tương lai

Nếu trong tương lai doanh nghiệp của bạn phát triển thì nhất định việc nâng cấp tổng đài là cần thiết. Việc nâng cấp tổng đài Analog thì người dùng cần tùy thuộc theo dung lượng tổng đài cần bổ sung card phần cứng để sử dụng và chạy dây cho máy lẻ. Việc này cũng cần nhiều chi phí để cấu hình cài đặt trực tiếp lại chi nhánh và mua điện thoại đầu cuối. Nhưng đối với tổng đài IP thì doanh nghiệp chỉ cần mua điện thoại IP cắm vào mạng là xong không cần phí đường dây điện thoại và không bỏ tiền nâng cấp tổng đài.

Đầu tư lắp mới

Chi phí để đầu tư tổng đài Analog vô cùng lớn bao gồm: chi phí tổng đài, chi phí bảo dưỡng, chi phí dây điện thoại, chi phí máy điện thoại. Còn đối với tổng đài IP thì chi phí tổng thể nhỏ hơn. Cụ thể chỉ cần bỏ ra chi phí cho điện thoại mà không cần mua dây mà khoảng cách lại không giới hạn. 

>> Tìm hiểu thêm:

• Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ
• Sự khác nhau giữa tổng đài PBX và tổng đài ảo VoIP

Vậy là trên đây BKNS đã gửi đến bạn 7 yếu tố cụ thể để so sánh tổng đài IP và tổng đài Analog. Hi vọng qua bài viết trên bạn có thể lựa chọn được tổng đài phù hợp cho mình. Để lại bình luận ở dưới đây nếu bạn còn thắc mắc hay câu hỏi nào ngay nhé. Đừng quên truy cập website bkns.vn để được biết thêm nhiều thông tin hữu ích mỗi ngày nữa nhé. 

Nguồn: BKNS