Zapier là gì? Lợi ích của Zapier với doanh nghiệp và hoạt động Marketing

Sơ lược về Zapier

Để tìm hiểu về những lợi ích mà Zapier mang lại trong marketing, đầu tiên người dùng cần biết Zapier là gì và cơ chế hoạt động của mô hình này.

Zapier là gì?

Zapier là một dịch vụ trung gian tự động hóa công việc (workflow automation) trực tuyến. Nó cho phép bạn kết nối và tích hợp các ứng dụng và dịch vụ khác nhau với nhau, giúp tự động chuyển dữ liệu, thông báo hoặc thực hiện các hành động tự động dựa trên các sự kiện xảy ra trong các ứng dụng khác.

Zapier hoạt động thông qua các “Zap” (còn gọi là quy trình), mỗi Zap bao gồm hai phần: “Trigger” (kích hoạt) và “Action” (hành động). Khi một sự kiện kích hoạt xảy ra trong ứng dụng nguồn (ví dụ: email được nhận, tệp tin được tạo mới), Zapier sẽ tự động kích hoạt Zap và thực hiện hành động được định nghĩa (ví dụ: gửi email, tạo sự kiện trong lịch). Zapier hỗ trợ hàng trăm ứng dụng và dịch vụ khác nhau, từ email, lưu trữ đám mây, mạng xã hội, cho đến CRM, quản lý dự án và nhiều hơn nữa.

Với Zapier, bạn có thể tạo các quy trình tự động đơn giản mà không cần kiến thức về lập trình, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc bằng cách tự động hóa các tác vụ hàng ngày và tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

Zapier hoạt động như thế nào?

Zapier giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tạo ra các lệnh gọi là “Zap”. Mỗi Zap sẽ bao gồm hai thành phần chính là: Trình kích hoạt (Trigger) và trình hành động (Action). Khi bạn cài đặt và kích hoạt Zap mới, các hành động sẽ được thực thi mỗi khi sự kiện kích hoạt xảy ra.

• Zap: là một chuỗi làm việc tự động được luân chuyển giữa các ứng dụng của người dùng.
• Trình kích hoạt (Trigger): Là một đoạn mã chỉ có thể được thực thi khi Zap khởi động ứng dụng. Sau khi người dùng cài đặt Zap, Zapier sẽ tiến hành theo dõi và quản lý ứng dụng cho sự kiện đó.
• Trình hành động (Action): Là một công cụ tổng hợp các bước để hoàn thành một Zap.

Lợi ích của Zapier đối với marketing là gì?

Công cụ Zapier mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho các chiến dịch truyền thông và marketing của doanh nghiệp, chẳng hạn như:

Ghi nhớ cuộc hẹn

Bạn không còn phải đau đầu để nhớ hay nhầm lẫn cuộc hẹn này với cuộc hẹn khác. Tất cả đều được sắp xếp thông qua ứng dụng Zapier.

Zapier là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp có thể tạo ra lời nhắc cho các cuộc gọi, cuộc họp hoặc những cuộc hẹn quan trọng. Công cụ này còn có khả năng tự động kết nối với ứng dụng lịch giúp gửi thông báo về các cuộc hẹn qua Email hoặc SMS cho người dùng. Tương tự như một “thư ký riêng”, Zapier chính là giải pháp lý tưởng giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn nào.

Mở rộng quy mô doanh nghiệp

Zapier không chỉ giúp cho các doanh nghiệp xem xét lại quy trình vận hành của công ty và sắp xếp lại các chuỗi công việc lặp đi lặp lại mà còn có thể tự động hóa chúng. Điều này sẽ giúp “giải phóng” thời gian cho nhân viên để họ tập trung vào các nhiệm vụ chuyên môn của mình.

Trong khi đó, đối với những cấp lãnh đạo, thay vì bị “chìm đắm” với công việc giấy tờ, bạn có thể dành thời gian để đánh giá lại tổng thể bức tranh của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra được những phương án giúp cải thiện, nâng cấp quy trình kinh doanh và mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Duy trì mối quan hệ với khách hàng

Khách hàng được coi là nguồn sống, tạo ra giá trị cho các hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Thiết lập và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, việc thực hiện các quy trình tiếp cận khách hàng như sắp xếp lịch hẹn, gửi Email Marketing, quản lý CRM và cập nhật thông tin khách hàng đôi khi gặp nhiều khó khăn.

Nhưng với Zapier, mọi doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình này. Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn và tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng tiềm năng.

Giúp tiết kiệm thời gian

Trước đây, hầu hết các quy trình làm việc của doanh nghiệp đều được thực hiện bằng phương pháp thủ công, ví dụ như việc đánh máy dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác. Điều này làm tiêu tốn rất nhiều thời gian và làm giảm năng suất làm việc của nhân viên.

Trong khi đó với sự hỗ trợ từ Zapier, các doanh nghiệp có thể thoải mái kết nối các ứng dụng và dữ liệu có thể được tự động chuyển giao. Điều này giúp cho quy trình làm việc trở nên tinh gọn hơn và giảm thiểu những sai sót trong quá trình làm việc.

Người dùng có thể áp dụng cơ chế tự động hóa quy trình làm việc trong Zapier lên các công việc khác nhau như nhận Email, thêm hàng vào bảng tính, cập nhật các bản ghi trong CRM, tạo giao dịch tài chính trong ứng dụng kế toán,…

Cách thiết lập Zapier vô cùng đơn giản

Để sử dụng Zapier, người dùng cần phải tiến hành các bước cài đặt và kích hoạt ứng dụng này.

Tạo tài khoản trên Zapier miễn phí

Để sử dụng ứng dụng, bạn cần đăng ký một tài khoản riêng trên trang chủ của ứng dụng. Các phương thức đăng ký bao gồm:

• Sử dụng tài khoản Gmail để đăng ký.
• Sử dụng tài khoản Facebook để đăng ký.
• Sử dụng tài khoản Google để đăng ký.

Sau khi chọn xong phương thức đăng ký phù hợp, bạn có thể bắt đầu tạo tài khoản bằng cách nhấn vào nút “Sign Up”.

Tạo tài khoản Zapier mới

Để tạo tài khoản Zapier, người dùng thực hiện theo trình tự các bước sau đây:

Bước 1: Thiết lập tài khoản Zapier

Để bắt đầu sử dụng Zapier, bạn cần thiết lập một tài khoản cho riêng mình. Bạn có thể truy cập vào trang chủ của Zapier và đăng ký tài khoản bằng một trong ba phương pháp: đăng ký bằng Google, Facebook hoặc Gmail. Sau đó chọn Sign up.

Bước 2: Tạo một Zap mới

Người dùng đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký và chọn “Create Zap”.

Bước 3: Chọn trình kích hoạt (Trigger)

Vào danh sách tìm kiếm và chọn ứng dụng bạn muốn thực hiện. Sau đó tiến hành khai báo sự kiện để kích hoạt Zap từ menu bên dưới.

Bước 4: Thiết lập trình kích hoạt (Trigger)

Đầu tiên người dùng cần chia sẻ quyền truy cập vào tài khoản của mình trên hệ thống Zapier. Ví dụ nếu bạn đang đăng ký tài khoản Zapier bằng Gmail, bạn có thể điền thông tin tài khoản Gmail và chọn vào mục “Kết nối với tài khoản mới”. Sau đó điền thông tin theo yêu cầu.

Sau khi đã liên kết tài khoản thành công, bạn nhấn vào mục “Kiểm tra tài khoản” và chọn tiếp “Chỉ nhận diện Email từ tài khoản cụ thể”.

Bước 5: Kiểm tra trình kích hoạt (Trigger)

Tiếp theo người dùng cần thực hiện khởi động trình kích hoạt bằng cách chọn vào mục “Lấy và tiếp tục”. Hệ thống Zapier sẽ ngay lập tức xác nhận lại file đính kèm và gửi file đến Email của bạn.

Bước 6: Chọn trình hành động (Action)

Người dùng click chuột vào mục “Ứng dụng thực hiện hành động”.

Từ Menu Dropdown, bạn nhấn vào thanh tìm kiếm và chọn “Hành động sẽ làm” hoặc chọn “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến”.

Sau đó chọn “Copy file từ Trigger” để sao chép file đính kèm đến Email và thực hiện khai báo trong trình kích hoạt.

Bước 7: Bổ sung chi tiết cho trình hành động (Action)

Tiếp theo, để truy cập vào tài khoản tương ứng, người dùng cần tiến hành cấp quyền cho Zapier bằng cách chọn “Connect New Account”. Sau đó chọn Account Actions và bắt đầu đăng nhập.

Sau đó bạn có thể điều hướng Zapier đến việc bạn muốn làm với tài khoản. Ví dụ: Bạn có thể chọn thư viện Dropbox Folder để lưu trữ hình ảnh và đổi tên file hình.

Bước 8: Kiểm tra trình hành động (Action)

Người dùng cần kiểm tra trình kích hoạt và trình hành động để đảm bảo rằng chúng hoạt động tốt.

Bước 9: Đổi tên và kích hoạt Zap

Cuối cùng, bạn chỉ việc đặt tên và kích hoạt Zap để sử dụng công cụ này.

Kết luận

Trên đây là những kiến thức về chủ đề Zapier là gì mà BKNS muốn gửi đến bạn. Đây là công cụ vô cùng hữu ích với mọi người dùng, giúp cho việc xử lý công việc nhanh gọn và hữu ích hơn rất nhiều. Hy vọng các bạn có thể áp dụng kiến thức vào thực tế thành công.

Thường xuyên theo dõi BKNS để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác.

>> Bài viết liên quan:

Edge Computing là gì? Tầm quan trọng của Edge Computing trong xử lý dữ liệu
Proxmox là gì? Những điều về môi trường ảo Proxmox có thể bạn chưa biết
Hypervisor Là Gì? Hypervisor hoạt động như thế nào?